Comment valider une évaluation de stage
Les administrateurs (ou référents de discipline) ont notamment pour fonction de valider les évaluations de stage postées par les internes. Les évaluations à valider sont affichées sur la page d’accueil des administrateurs.
Une évaluation doit être validée chaque fois qu'elle est postée ou modifiée par l'interne.
Dans cet article :
- Consulter la configuration des accès aux évaluations
- Comment accéder à la liste des évaluations ?
- Comment valider une évaluation ?
- Comment valider un intitulé de stage ?
- Comment bloquer les nouveaux intitulés de stage ?
- Comment modifier l'évaluation ?
- Comment demander à l'interne de modifier son évaluation ?
Consulter la configuration des accès aux évaluations
Les options de configuration des accès aux évaluations sont décrites dans l'onglet configuration de votre administration.
Allez sur la page d'accueil de votre administration et choisissez "Configuration".
Avant de valider les évaluations de stage, vous pouvez consulter les options d'accès configurées sur la plateforme. Vous pourrez les modifier si besoin, à condition que vous ayez les droits d'accès nécessaires.
Consultez l'article : Comment donner accès automatiquement aux évaluations ?
Comment accéder à la liste des évaluations ?
- Allez sur votre page d'accueil de votre administration
- Les évaluations à valider se trouvent dans le cadre « Liste des évaluations de stage »
- Cliquez sur « + voir » au bout de la ligne de l'évaluation que vous souhaitez consulter
Comment valider une évaluation ?
- Lorsque vous êtes sur l'évaluation, pour la valider, utilisez le bouton "Valider l'évaluation"
Si un intitulé de stage est à valider ou si des adresses sont en erreur, le bouton ne s'affiche pas. Corrigez d'abord les alertes de la plateforme.
Si un intitulé de stage est à valider ou si des adresses sont en erreur, le bouton ne s'affiche pas. Corrigez d'abord les alertes de la plateforme.- La plateforme vous aide à valider l'évaluation en vous indiquant des points à vérifier :
- Statut de compte non confirmé
- Evaluation postée sur une période antérieure à la période actuelle (erreur fréquente). Voir le paragraphe "Modifier une évaluation" pour corriger l'erreur.
- Des adresses sont en erreur
- Il existe des incohérences entre une structure indiquée (ex : centre de consultation) et les obligations du stage (ex : consultation).
Comment valider un intitulé de stage ?
Lorsqu'un interne crée un nouvel intitulé de stage, il faut le valider avant de le rendre accessible.
La plateforme vous affiche automatiquement la liste des intitulés de stage existants pour le service. Vous devez vérifier la pertinence de l'intitulé de stage créé par l'interne par rapport aux intitulés existants.
L'outil vous permet :
- Valider des intitulés de stage non validés (encadré rouge "A valider")
Si l'intitulé de stage créé par l'interne semble exact, il faut simplement valider l'intitulé avec le label en rouge : cocher la case puis bouton vert "Valider les intitulés sélectionnés"
- Fusionner des intitulés de stage
Si l'intitulé des stage est créé en double : il faut cocher les 2 cases des intitulés de stage en double et indiquer dans le champ de modification un nouveau nom (souvent c'est le nom d'un des deux intitulés en double) puis valider le bouton bleu "Modifier les intitulés sélectionnés"
- Modifier le nom de l'intitulé d'un stage
Si l'intitulé de stage a besoin d'être modifié : cocher la case de l'intitulé à modifier, puis écrire le nouvel intitulé dans le champ de modification et valider le bouton bleu "Modifier"
Vous avez également la possibilité de valider les intitulés via votre administration des stages, voir l'article Comment modifier manuellement l'offre de stages
Comment bloquer les nouveaux intitulés de stage ?
Vous avez la possibilité de bloquer dans la l'offre de stages la création de nouveau intitulés de stage par les internes, voir l'article Comment modifier manuellement l'offre de stages
Comment modifier l'évaluation ?
- L'interne a posté, par erreur, une évaluation sur une période antérieure.
Erreur fréquente : Il faut donc bien vérifier que la période corresponde au semestre de l'interne. Vous devez modifier l'évaluation et corriger le semestre de l'interne.
- Si l'intitulé de stage est créé dans le mauvais intitulé de service
L’interne a posté son évaluation et créé un intitulé de stage dans le mauvais intitulé de service. Dans cette situation, il y a 2 options :
- Agir directement sur l’évaluation : vous modifiez l’évaluation et sélectionnez le bon intitulé de service puis sélectionnez l’intitulé de stage (ou créez le s’il n’existe pas)
ou
2. Dans l’administration des stages (offre de stages), déplacer le nouvel intitulé de stage créé dans le bon intitulé de service.
Si vous déplacez un intitulé de stage dans un intitulé de service existant ; les évaluations sont également déplacées (attention au déplacement dans un intitulé de service qui ne serait pas de la même spécialité, certaines options du formulaire pourraient disparaître).
Voir l'article Comment modifier manuellement l'offre de stages
- Si l'intitulé de service n'est pas correct
Vous avez la possibilité dans le menu de l'évaluation d'avoir accès à la modification d'un intitulé de service.
Si vous modifiez l'intitulé de service directement sur l'évaluation : Il ne s'agit pas d'un changement qui impacte seulement l'évaluation du stage mais l'offre de stages également.
Si l'interne s'est trompé dans son intitulé de service, l'évaluation doit être modifiée. Vous ne devez pas utiliser cette fonction.
Comment demander à l'interne de modifier son évaluation ?
Vous pouvez passer l’évaluation en brouillon et contacter l’interne pour lui demander de corriger ce qui doit l'être. (Dans ce cas l’évaluation n’est plus visible par les autres internes et l’interne doit republier son évaluation).
Si vous avez demandé à un interne de modifier son évaluation. Une fois corrigée, la demande de validation vous sera automatiquement affectée.
Vous avez la possibilité de forcer l'assignation pour votre compte, en cliquant sur « 📎 M’assignez cette évaluation » (voir capture ci-dessous)
