Pré-répartition : préparer les commissions d'ouverture de poste

Pour préparer les commissions de répartition des postes, vous pouvez travailler avec le tableau listant l'ensemble des stages dans le tableau de "Pré répartition".

Ce tableau a pour vocation à permettre aux représentants des internes et aux institutionnels de préparer la commission d'ouverture des postes. 

Ce tableau intègre les résultats de simulation des voeux des internes. (sans les voeux des internes, le tableau n'est pas utilisable).

Une ligne est réservée aux représentants des internes pour faire des propositions en nombre de postes au regard des voeux. 

Une ligne est réservée à la pré répartition travaillée lors de la CEBF. 

Une ligne est réservée à la pré-répartition définitive. Cette répartition, une fois considérée comme définitive, peut se copier dans l'administration des stages, sur chacun des stages en nombre de postes ouverts. 

Evaluer les besoins : analyse des parcours 

Demande du projet des internes

Chaque semestre la plateforme invite, début juin et début décembre , l'interne à indiquer son  projet pour le prochain semestre en terme de : 

Modalité d'affectation (cas général, disponibilité, surnombre, hors-subdivision...)

Localisation souhaitée (département)

Maquette qu'il souhaite validée 

L'article ci-dessous propose un déroulé des actions à mener pour évaluer les besoins en nombre de postes. 

Tableau d'analyse des parcours

Ce tableau collige toutes les données concernant les internes et leur parcours (année ECN, classement, critères de maquette validée, modalité d'affectation sur chaque semestre de son internat.

Utilisez les filtres pour choisir un DES, FST, ou une phase en particulier. 

Pour plus de détail sur l'analyse des parcours, allez sur l'article Analyse des parcours

1
 Allez vérifier que : 
  • tous les internes sont inscrits (allez dans l'onglet statistiques pour avoir leur nombre)  
  • les modalités d'affectation de chaque interne sont bien renseignées 


Dans l'analyse des parcours, la plateforme vous aide en indiquant en couleur lorsqu'une affectation n'est pas classique (FST, stage libre / hors-filière, surnombre, hors-filière, etc.). Vérifiez ces affectations.
 

2
 En tant que coordonnateur ou référent de spécialité, vérifiez le projet de chaque interne en tenant compte des maquettes validées précédemment. Modifiez au besoin le projet de maquette en le verrouillant. Utilisez l'onglet "Maquettes validées" pour identifier les internes nécessitant une intervention sur leur projet.
3
 Consultez l'onglet Statistiques pour identifier le nombre de postes à ouvrir dans chaque phase.  

La colonne "Total affect." indique le nombre total d'internes affectés pour chaque DES d'affectation et dans chaque phase.

4
 Consultez l'analyse des données de simulation.  

Dans l'outil d'analyse des données de simulation, seuls les internes qui ont participé à une simulation de voeux ou de préchoix sont intégrés dans les calculs. Si aucune simulation n'a été créé pour un groupe d'internes, aucune donnée n'est reportée. Vérifiez le nombre d'internes qui ont participé aux simulations. Utilisez l'onglet Participation et l'onglet Internes affectés. 

Dans l'onglet Internes affectés, vérifiez pour chaque DES que le nombre d'internes intégrés dans la simulation correspond au nombre d'internes affectés d'après l'outil d'analyse  des parcours. Modifier au besoin les simulations.


Créer une pré-répartition

Les boutons "accès rapide"  

Ces boutons vous permettent un accès rapide au tableau de pré-répartition sans avoir besoin d'utiliser les filtres. Ils sont adaptés à votre situation et vos droits sur la plateforme. 

Si vous souhaitez afficher des données supplémentaires, le filtre reste actif et vous pouvez l'utiliser pour ajouter ou supprimer des données à afficher. 

Le filtre  

  • L'option "Étendre aux ouvertures de poste des stages non agréés" : lorsque vous filtrez par agrément, l'outil vous affiche les stages agréés pour l'agrément (le DES) sélectionné. Si un poste a été ouvert pour le DES sélectionné mais sans avoir l'agrément, il ne s'affiche donc pas. Pour afficher également les stages avec une ouverture de poste pour le DES sélectionné, cochez l'option : l'outil vous affiche les stages agréés pour le DES et les stages ayant un poste ouvert pour le DES. 
  • L'option "Afficher uniquement les ouvertures de poste des DES / maquettes sélectionnés" : cette option est utile pour permettre la saisie des ouvertures de poste pour un DES. Il faut préalablement sélectionner un DES (dans Agréments des stages) ou une maquette (dans Maquettes que les stages valident) dans les filtres. En cochant l'option, l'outil affiche pour chaque stage agréé pour le DES (ou maquette) une ligne d'ouverture de poste pour ce DES (ou maquette). Si l'option est décochée, l'outil affiche les lignes de DES si un poste a été ouvert. 
  • L'option "Uniquement les stages avec poste ouvert" vous permet d'afficher les terrains de stage uniquement si un poste est ouvert. L'option tient compte de votre sélection d'agrément. 

Le tableau

Le tableau affiche chaque terrain de stage avec les agréments correspondants.

  • La première ligne "Voeux des internes" collige les données issues de la simulation à partir des voeux des internes.
  • Les lignes suivantes sont destinées soit : 
    • aux représentants des internes : "Proposition réf. internes" (exemple du tableau)
    • à la saisie en commission : "Prérépartition CEBF"
    • aux institutions (CHU, FAC) "Proposition Institution" 
    • à la saisie de la répartition définitive "Prérépartition définitive" 

En fonction de vos droits, le bouton "accès rapide" vous donne l'accès à la ligne qui vous concerne. 


Alimenter le tableau avec des propositions d'ouverture de poste

Utilisez le menu déroulant "ouverture des postes" pour choisir le DES (ou la maquette) sur lequel vous souhaitez ouvrir un poste. La ligne correspondant au DES apparait immédiatement dans le tableau. Cliquez dans chaque cellule pour indiquer un nombre. Utilisez tabulation pour passer à la cellule suivante. L'enregistrement est automatique lorsque vous quittez la cellule (il n'y a pas de bouton d'enregistrement).

  • Total : correspond à la somme des colonnes auquel il est possible d'ajouter des postes sans distinction. La différence par rapport à la somme des colonnes correspond donc à des postes ouverts sans distinction de phase.

    Lorsque le total est supérieur à la somme des colonnes (comme ci-dessous), le bouton "corriger le total" apparait en rouge, cliquez dessus pour corriger le total si besoin. Si vous laissez ainsi,  la différence sera donc proposée à tous les internes (ci-dessous en santé publique) sans distinction de phase. 
  • NP1 : correspond aux nouveaux P1, c'est à dire aux internes entrants après les ECN (en novembre) ; la condition n'est vérifiée que pour le semestre d'hiver 
  • P1 : internes en phase socle 
  • P2 : internes en phase d'approfondissement
  • P3 : internes en phase de consolidation
  • AR : internes ancien régime (avant 2017)
  • FST : permet d'indiquer un poste pour un interne en situation de choix de FST 
  • H-spé : permet d'indiquer un poste pour un interne en situation de choix de Hors spécialité.  
  • Coordo : permet d'indiquer un poste fléché à la demande du coordonnateur
  • Hugo : permet d'indiquer un poste pour un interne qui échange un poste avec un autre interne d'une autre subdivision. 
  • Int.CHU : permet d'indiquer un poste pour les InterCHU entrant dans votre subdivision. 

En cliquant sur le nom d'un interne qui a fait ce voeux de stage (en bout de ligne),  vous pourrez consulter les données d'affectation et l'ensemble de ses voeux.

Si vous avez besoin d'indiquer une répartition commune à plusieurs DES (jusqu'à 3), sélectionnez ces DES via le filtre et recommencez la procédure.

Ouvrir un poste pour un stage non agréé

Par défaut, lorsque vous sélectionnez une vue préconfigurée, seuls les stages agréés pour les DES pour lesquels vous êtes habilités s'affichent. Pour ouvrir un poste sur un stage non présent dans la liste, consultez cette section.

1
Affichez la vue préconfigurée en cliquant sur l'accès rapide

Cette étape vous permet de configurer une première série de filtres en fonction de votre profil. Passez directement à l'étape 2 si vous maîtrisez les filtres.

2
Quand votre page est chargée, ouvrez la configuration des filtres via le bouton "filtres" à coté du titre de la page

3
Modifiez le champ "Stages agréés en..." en ajoutant le DES ou FST ou option du stage sur lequel vous souhaitez intervenir.

Ajoutez par exemple, en tant que référent Anesthésie-Réa, Douleur (FST) pour voir les stages agréés en FST Douleur. Modifiez au besoin les autres filtres pour obtenir l'affichage souhaité.

4
Validez vos modifications en cliquant sur le bouton "Filtre". La page se recharger en tenant compte des nouveaux filtres. 
5
La liste des stages affichera les stages agréés pour les agréments sélectionnés dans les filtres. Repérez votre stage et ajoutez une ligne d'ouverture de poste.

L'adéquation 

Analysez les données de répartition que vous venez de créer ; vérifiez que la répartition est globalement en adéquation avec le projet des internes 

Ce tableau vous donnera pour chacun des DES l'adéquation en pourcentage et en nombre réels de postes ouverts. 

Le 0 % correspond à aucun poste ouvert 

Le 100% correspond à l'adéquation parfaite entre le nombre de postes ouverts et le nombre de postes à ouvrir. 

Enregistrer définitivement la pré-répartition comme répartition définitive 

Lorsque vous avez terminé de travailler sur la pré-répartition, vous pouvez la confirmer en copiant la ligne "Prérépart.définitve" (données sources) dans "répartition définitive des stages pour". Ainsi sur chacun de stages, le nombre des postes sera incrémenter. Pour ce faire utilisez le bouton "Actions" et "copier/coller une répartition". 

Vous pouvez copier la répartition des postes pour un ou plusieurs DES ou pour une ou plusieurs colonnes. 

Choisissez la ligne de pré-répartition que vous souhaitez copier dans "répartition à utiliser comme données sources (à copier) 

Choisissez la ligne "répartition définitive des Stages pour la période" pour copier vers les stages de la période.

Remarquez que vous pouvez copier et coller les différentes lignes de votre tableau (données source vers données à intégrer).