Bienvenue sur la plateforme

Modèle stratégique 

Pour commencer, vous devriez déterminer les modules que vous souhaitez utiliser et le plan stratégique de mise en place de la plateforme. Il est parfois utile d’envisager une mise en place échelonnée sur 2 à 3 périodes de choix en fonction de la quantité des modules que vous souhaitez implémenter.

La plateforme vous aidera progressivement à constituer une base de données fiable sur les parcours de vos internes et les terrains de stage. La consolidation des données est une étape essentielle et nécessite souvent un travail de proximité avec les tutelles (nettoyage des agréments, intégration des parcours antérieurs, etc.).

Le choix des modules  

Notez que lorsque vous gérez sur la plateforme les parcours de vos internes, il faudra intégrer :

• Liste des parcours de chaque interne (semestre, situation de choix) 
• Liste des remords  
• Liste des internes en FST / option 

La plateforme peut calculer pour vous le classement des internes. Elle respecte à ce titre la réglementation mais nécessite que les données des parcours soient parfaitement renseignées (disponibilité, année-recherche, surnombre, inscription dans une option / FST allongeant l’internat).

Saut de pagePrérequis à l'installation

Au moment d'installer votre plateforme, nous vous solliciterons pour obtenir les informations d'initialisation :  Données nécessaires pour l'installation de la plateforme

Quand nous vous aurons confirmé la création de votre espace, vous pourrez poursuivre sur les étapes suivantes.

Intégration des données 

Pour faciliter vos premières démarches sur la plateforme, OPPI va vous fournir un fichier modèle Excel à compléter afin d'initialiser la plateforme avec vos premières données.

Fichier "Modèle" pour importation des données

NB : Les colonnes en orange dans le fichier correspondent aux données obligatoires pour renseigner la plateforme.

Nous pourrons donc importer : 

Principales étapes 

 Inscription des internes    

Chaque interne et chaque administrateur doit disposer de son compte personnel sur la plateforme. 

La plateforme dispose d’un formulaire d’inscription disponible sur la page de connexion (lien « Inscription ») qui permet aux internes ou aux administrateurs de s’inscrire. Dans cette situation, chaque compte doit être validé par un administrateur avant d’être définitivement actif et fonctionnel. 

Il est possible d’inviter les internes en important une liste d’utilisateurs et de désactiver le formulaire d’inscription. 

Modalités d’inscription des internes

2 modes opératoires sont possibles : inscription libre ou inscription sur invitation 

Validation des comptes 

Quand un interne s’inscrit ou modifie ses informations (classement ECN, déclaration remords, déclaration FST ou option), son compte est placé en attente de validation par un administrateur. Chaque compte créé via le lien d’inscription doit être validé par un administrateur avant d’être définitivement actif et fonctionnel. 

Les administrateurs autorisés à valider les comptes reçoivent par email la liste des comptes à valider chaque matin. 

Nous vous conseillons de bien vérifier le parcours de l'interne. Nous constatons souvent des erreurs sur le classement à l'ECN ou des incohérences sur le parcours de l'interne. Toutes ces informations sont cependant très utiles : elles permettent à la plateforme, lors de la constitution des amphis, de calculer au plus juste le rang d'appel des internes. 

Les nouveaux internes (NP1) s’inscrivent en septembre. Nous vous recommandons de ne pas valider le compte des internes tant qu’ils ne sont pas définitivement affectés à l’amphi virtuel du CNG et donc tant qu’ils ne disposent pas du document d’affectation officiel du CNG. A la validation d’un compte en 1er semestre, la plateforme vous invitera à lui ouvrir un accès aux évaluations (pour la période en cours uniquement).

Gestion des doublons de compte 

La plateforme dispose de plusieurs outils de contrôle pour limiter la possibilité pour un interne de s’inscrire plusieurs fois. Ce contrôle est effectué sur l’adresse email et les données de classement aux ECN. Lorsqu’elle identifie un doublon, elle empêche l’inscription de l’interne. 

Sur la page d’administration d’un compte, la plateforme vous alertera si elle identifie un potentiel doublon (même classement, noms similaires). 

Importer une liste d'internes 

Si vous souhaitez importer une liste d’internes, préparez un fichier contenant au minimum les colonnes suivantes : numéro unique de l’interne, nom, prénom, adresse mail, DES, année et classement à l’ECN.

Vous pouvez ajouter également, la FST et l’option d’inscription de l’interne dans des colonnes séparées.

Il est parfois nécessaire de différer l’envoi des invitations aux internes pendant la phase d’installation. Dans ce cas, il est impératif que chaque interne dispose d’un numéro d’identifiant unique ; OPPI se chargera d’intégrer vos données en 2 fois : les données générales puis l’adresse email pour lancer les invitations. 

NB : Si les internes sont inscrits sur leur adresse email universitaire, il faut anticiper les problématiques liées au défaut de consultation de cette boite email.

 Intégration des parcours     

La plateforme permet de gérer les informations de parcours des internes depuis le début de leur internat et pour chaque semestre (situation particulière, affectation en stage, maquette validée).

Lors de l’installation, il faudra choisir entre intégrer les informations de parcours des internes des semestres antérieurs ou débuter “à blanc”.

A blanc, la première période qui sera enregistrée sur la plateforme est celledu semestre en cours pour l’interne. Vous avez néanmoins la possibilité d’activer une option pour laisser les internes déclarer eux-mêmes leur situation et affectation en stage pour chaque semestredepuis le début de leur internat lors de l’initialisation de leur compte.

Vous pouvez aussi demander à OPPI d’importer le parcours antérieur de vos internes Fichier "Modèle" pour importation des données.

Fins de cursus

Le 1e juin et le 1e décembre, la plateforme crée automatiquement pour chaque interne la nouvelle période désignant le semestre suivant. Elle place l’interne en situation de cas général en considérantque le semestre actuel sera validé (semestre supposé validé, sauf mention contraire). 

Si la plateforme identifie une fin de cursus, elle stoppe la création de nouvelles périodes et ajoute automatiquement l’interne à la liste des fins de cursus, puis archive le compte. Notez que si une inscription en option ou FST allongeant l’internat n’avait pas été renseigné ou si le semestre actuel est finalement invalidé, l’interne peut être considéréà tort en fin de cursus ; un administrateur doit alors intervenir manuellement sur le compte pour corriger sa situation. 

Préparation des données

Pour importer le parcours des internes, préparez un fichier Excel avec les colonnes suivantes :

• Numéro unique de l’interne
• Nom, prénom de l’interne

 Gestion des maquettes / projet professionnel/ déclaration des situations particulières 

La plateforme vous aide à anticiper les besoins de formation de vos internes via la déclaration des situations particulières, les dispositifs de récolte de souhait des internes et le diagnostic des projets professionnels. 

Elle gère les maquettes de DES de chaque interne pour identifier plus finement les besoins et pour mieux structurer et personnaliser l’offre de stage pour chaque interne.

5 outils sont détaillés ci-dessous :

Un critère de maquette correspond à 1 élément validant de la maquette d’un DES.

Par exemple dans le cadre de la maquette de médecine générale en phase socle, on peut identifier 2 critères de maquette : 

• Médecine d’urgence 
• Stage Praticien (MSU)

Sur la plateforme chaque critère de maquette est paramétréavec le nombre de fois qu’il doit être réalisé et dans quelle période de temps. Des conditions supplémentaires peuvent être configurées au besoin pour restreindre l’applicabilité d’un critère à un interne sur un semestre (règles de maquette).

Notez que vous avez la possibilité de créer des « alias de maquette » qui permettent de regrouper plusieurs critères en 1 seul de façon à colliger les données dans l’affichage.

Nota bene. Les critères de maquette pour chaque DES sont en cours de création. Renseignez-vous auprès d’OPPI.

Déclaration des situations particulières 

L’interne est invité chaque semestre à déclarer sa situation de choix et s’il se trouve en situation particulière (surnombre, disponibilité, interCHU..).

La plateforme est configurée pour solliciter automatiquement les internes pour qu’ils renseignent leur situation particulière à partir du 1e juin et du 1e décembre pour le semestre suivant. 

Souhaits de FST

La plateforme sollicite automatiquement les internes pour leur demander s’ils ont un projet d’inscription en FST avant d’arriver sur leur 3e semestre. 

Critère(s) de maquette validé(s) chaque semestre par l’interne

Les critères de maquette peuvent être donc être utilisés pour :

• Évaluer les besoins / souhaits de formation des internes : projections par l’algorithme et projet professionnel de l’interne
  
  • Via l’outil de projection des besoins par l’algorithme : la plateforme calcule automatiquement le critère de maquette prévu par la maquettepour le semestre à venir pourchaque interne (en tenant compte de ce qu’il a déjà validé et du paramétrage du critère)
  • Récolte du projet professionnel des internes : la plateforme sollicite les internes le 1e décembre ou le 1e juin pour anticiper les besoins en demandant : le critère de maquette que l’interne souhaite valider au prochain semestre, le département souhaité pour son stage et le type de structure souhaité (couplé, mixte, centre universitaire, établissement non universitaire, ambulatoire, indifférent). Il faut distinguer la récolte du projet (sus-cité), de la récolte des vœux de stage (qui nécessite la mise en place d’une simulation de voeux, cf ci-dessous)
• Structurer l’affectation en stage : critère(s) de maquette à valider

Un administrateur peutpréciser dans le parcours de l’interne le ou les critères de maquette que l’interne devrait valider (recommandation institutionnelle) ou doit validerimpérativement au prochain semestre. Cela vous permettra d’établir des statistiques colligées sur les besoins des internes et/ou de limiter les vœux accessibles à l’interne lors d’une simulation de préchoix ou de choix définitifs(aux stages qui valident ce ou ces critères de maquette).

La plateforme distingue ainsi pour chaque période, 4 types d’information :

• Projection de maquette : issu de l’algorithme

Maquette des agréments de stage 

Pour que la plateforme puisse alimenter automatiquement les maquettes validées des internes chaque semestre (à partir de leur affectation en stage) ou pour pouvoir limiter les stages en fonction de la maquette à valider par l’interne, il faut renseigner pour chaque agrément la maquette qu’il valide. 

Déclarer son futur stage

Dans le cas où les choix définitifs ne se déroulent pas sur la plateforme, l’interne est invité par la plateforme à déclarer son futur stage. Il peut partager ses coordonnées avec ses futurs co-internes et il peut alors visualiser le liste des internes affectés sur le même établissement que lui. 

Préparation des données

2 types de données sont à intégrer :

• Associez au fichier des agréments (cf. ci-dessous) une colonne maquette indiquant le ou les critères de maquette que l’agrément valide 

• Les critères de maquette validés chaque semestre pour chaque interne

• Associez au fichier des données de parcours (cf. ci-dessus) une colonne maquette validée : indiquant les critères de maquette séparés par barre verticale ( | )

 Gestion des droits d’accès : accès aux évaluations et accès administrateurs

Chaque utilisateur dispose de son propre compte auquel il est possible d’ouvrir des permissions d’accès : accès aux évaluations de stage, accès à toute ou une partie de l’administration.

En tant que gestionnaire, vous disposerez d’un compte supérieur vous permettant de contrôler les accès à la plateforme des autres membres de votre organisation et de contrôler les accès aux évaluations des stages des internes.

Pour commencer, vous aurez besoin d'ouvrir des accès à l'administration pour les membres de votre organisation qui seront amenés à valider les comptes, gérer les données des stages et des parcours, valider les évaluations ou les publications…

Pour chaque membre de votre bureau, vous pouvez créer des accès différents. Il est par exemple possible d’autoriser la validation des évaluations à un membre de votre bureau sans lui permettre d’administrer les terrains de stage. La configuration de ces permissions d’accès se fait de date à date et pour chaque fonction de l’administration. Ces permissions expirent automatiquement à l’issue de la période définie.

NB. Chaque administrateur doit disposer de son propre compte. Il n'est pas possible de créer un compte générique utilisé par plusieurs personnes. Il ne faut pas créer de compte de type "Président" ou "Secrétaire”.

Profils de droit

La plateforme vous permet de gérer individuellement les droits d’accès pour chaque compte mais aussi de créer des profils de droit (droits préconfigurés) que vous pourrez ensuite plus facilement appliquer aux administrateurs du même type. 

Nous vous recommandons de créer des profils de droit à l’initialisation de votre plateforme. C’est l’occasion de discuter le partage des missions et des taches sur la plateforme(référents de spécialité, référent des stages / évaluations, etc.).

Nous vous recommandons de limiter le nombre d'accès ouvert et l'étendu des droits. Tenez compte des mesures de sécurité et du risque d'abus de droit ou d'erreurs de manipulation.

Double authentification 

Lorsque vous disposez d’un compte supérieur avec un accès à l’administration, nous instaurons une identification à deux facteurs : si nous détectons une connexion sur un nouvel appareil, nous vous demanderons de vous authentifier grâce à un code envoyé sur votre téléphone (SMS). L’identification à deux facteurs permet de vérifier que vous êtes bien le propriétaire du compte, même si quelqu’un d’autre connait votre mot de passe.

Suggestion de profils

Lorsqu’un utilisateur non interne s’inscrit sur la plateforme, il est invité à associerà son compte un profil qui lui correspond (responsable de terrain de stage, coordonnateur…) au moment de l’initialisation. Les suggestions de profil s’affichent ensuite dans votre administration ; si vous validez la proposition de profil, les droits d’accès seront accordés conformément au profil existant.

Accès aux évaluations

Par défaut l’accès aux évaluations de stage pour les comptes d’interne s’ouvre automatiquement lorsque l’interne a lui-même enregistré son évaluation. Cet accès est ouvert pour une période de temps limitée (par défaut jusqu’au 30/11 pour l'évaluation d'un stage de mai ou au 31/05 pour l'évaluation d'un stage de novembre) ; la plateforme attendra ensuite l’évaluation du semestre suivant pour rouvrir un accès. Vous pouvez modifier ce comportement depuis la configuration de la plateforme.

Pour les comptes non interne le système d’ouverture automatique aux évaluations est désactivé.

Notez que vous avez la possibilité de limiter le contenu accessible au sein des évaluations aux non adhérents de votre organisation. Consultez la section dédiée.

Limitation du nombre d’appareils utilisables 

De façon à limiter les conséquences du partage de mot de passe et d’assurer une meilleure confidentialité des évaluations, la plateforme identifie l’appareil utilisé lors de la connexion et limite le nombre d’appareils différents pour un compte. Lorsqu’un interne se connecte depuis un nouvel ordinateur, il est invité à confirmer l’enregistrement de ce nouvel appareil. Au-delà de 4 appareils, l’interne n’est plus autorisé à utiliser de nouveaux appareils ; il ne peut alors se connecter que sur les appareils déjà utilisés, et cela pendant 90 jours. 

Cette mesure de sécurité est mise en place pour limiter les risques de partage de mot de passe, entre internes d’une part, et à un responsable de terrain de stage d’autre part.

 Gestion des évaluations et de la liste des stages

La plateforme intègre un outil d’évaluation des stages et de partage des évaluations entre les internes sous la forme d’une carte des stages. Le module des évaluations est immédiatement fonctionnel après le lancement de la plateforme à condition que vous ayez intégré une liste de vos terrains de stage (cf. section ci-dessous pour les données nécessaires).

L’interne est automatiquement incité par la plateforme à poster son évaluation de stage chaque semestre (rappels par email à partir du 15 aout et du 15 février avec 4 rappels en 5 semaines). 1 seule évaluation par semestre et par interne est possible (sauf pour les stages groupés, couplés ou mixtes : 1 évaluation par stage au sein du groupe).

• des catégories communes à toutes les spécialités (nombre de co-internes, obligations de service, horaires de travail, niveau d'autonomie, etc.),
• des catégories personnalisables afin d'en adapter les propositions à chaque spécialité (liste des structures, liste des critères validant, liste des pratiques enseignées, liste des enseignements disponibles, liste des activités du service, etc.)

Le formulaire est automatiquement pré-rempli par la plateforme lorsqu’elle dispose déjà des informations sur le terrain de stage (informations issues des évaluations précédentes). 

Le formulaire intègre à la fois des critères objectifs et subjectifs d’évaluation et a été conçu en vue de structurer les données (cases à cocher, notation), tout en conservant des espaces de commentaire libre sur différentes thématiques(répartition des postes, conditions de travail, enseignement, commentaire général).

Les internes consultent les évaluations sur une carte dynamique des stages associée à des options de filtre (département, type d’enseignement, type de soin, etc). Les évaluations y sont regroupées par établissement et service.

Anonymisation des évaluations

Automatiquement, les évaluations sont anonymisées par l'affichage d'un pseudo à la place du nom et prénom de l'interne. L'interne peut personnaliser son pseudo à tout moment. De façon à maintenir un bon niveau de pertinence à la lecture d'une évaluation, nous recommandons d'associer au pseudo, le semestre et la spécialité de l'interne. Le niveau d’anonymisation est configurable depuis votre administration.

Formulaire d'évaluation des stages

Sur la plateforme, vous disposez d'un outil de personnalisation du formulaire d'évaluation des stages qui permet de créer de nouveauxcritèresdans plusieurs catégories. Par défaut, les critères communs et nationaux sont actifs. Vous disposez via l’outil de personnalisation du formulaire d’un système pour prévisualiser le formulaire pour chaque spécialité.

Nous vous conseillons de conserver les critères nationaux et d’ajouter au besoin vos critères locaux. Si vous souhaitez néanmoins personnaliser la totalité des critères proposés, contactez OPPI pour que nous désactivions les critères communs nationaux pour votre subdivision.

Concernant la catégorie « Spécificités du service », elle permet de lister des techniques, dispositifs ou approches de soin réalisant une spécificité du service, c’est-à-dire les critères qui déterminent la particularité d'un stage par rapport à un autre. Cette catégorie est optionnelle. Lorsque cette catégorie est vide de critères, elle ne s’affiche pas dans le formulaire. 

Outil de publication 

La plateforme dispose d’un outil de publication d’information à destination des internes. Cet outil peut être utilisé pour diffuser une actualité auprès des internes. Les publications sont affichées sur la page d’accueil de la plateforme et dans l’outil « Message ».

Chaque publication est associée à un ou plusieurs DES et phases de façon à n’afficher l’information qu’aux internes concernés. 

Une publication peut également être associée à un terrain de stage. Dans ce cas, la publication est également affichée sur la carte des stages à côté de l’évaluation correspondante. Cet outil est pratique pour permettre par exemple à des responsables de terrain de stage (RTS) de publier une actualité sur leur stage pour les internes, ou encore pour intégrer la fiche de poste d’un nouveau terrain de stage. Pour qu’un RTS publie une information, il lui suffit de s’inscrire via l’URL de votre plateforme puis d’enregistrer sa publication en l’associant au terrain de stage. La publication sera ensuite soumise à validation d’un administrateur avant sa diffusion et s’affichera dans votre administration.

Message au coordonnateur

Par défaut, un cadrant de commentaire dédié est activé pour permettre aux internes de laisser un commentaire à destination des tutelles, en particulier du coordonnateur. Le cadran de commentaire est isolé des autres espaces de commentaire afin qu’il bien distingué de l’interne. 

Pour permettre à un coordonnateur (ou autre tutelle) de consulter ces commentaires, il faut lui ouvrir un droit d’accès « Consulter les commentaires à destination du coordonnateur ». Il pourra consulter les commentaires anonymisés par période.

Ouverture de l’accès aux évaluations / Validation des évaluations / Modification d’une évaluation 

Lorsqu’une évaluation est postée, elle passe en instance de validation: en tant qu’administrateur, vous la visualisez dans la liste des évaluations à valider devotre administration. La validation vous permet de suivre les évaluations, d’en vérifier le contenu, d’identifier les stages problématiques, de corriger ou de demander à corriger des informations inexactes ou incomplètes, avant d’autoriser sa publication.La validation vous permet également de vérifier / valider les intitulés de stage créés par les internes (cf. section ci-dessous). Vous pouvez configurer la plateforme pour publier les évaluations sans attendre leur validation. La plateforme valide automatiquement les évaluations qui n’ont pas été validées après100 jours. 

Par défaut, l’interne accède immédiatement à la carte des stages après avoir posté son évaluation (ou ses évaluations dans le cadre de stages groupés) et sans attendre la validation de son évaluation. Vous pouvez personnaliser ce comportement

L’interne dispose d’un délai de 90 jours par défaut pour modifier son évaluation après la première publication. Quand une évaluation est modifiée par l’interne, elle passe de nouveau en instance de validation. Vous pouvez personnaliser ce délai.

Intitulés de stage et spécialités de formulaire

Sur la plateforme, chaque terrain de stage est désigné par un intitulé de service qui peut contenir plusieurs intitulés de stage pour désigner des "sous-unités" de ce terrain.

Les évaluations sont intégrées au sein de ces intitulés de stage.

Les intitulés de stage permettent de distinguer des stages différents dans le même service, par exemple des internes répartis dans différentes unités au sein du même service.

Les intitulés de stage sont créés par les internes au moment du remplissage de leur évaluation : les internes sont invités à nommer leur stage ou à utiliser un intitulé déjà existant. En tant qu’administrateur, vous pouvez aussi en créer vous-même.

Chaque intitulé de stage est associé à unespécialité (« de formulaire »)qui permet de préciser le type de formulaire à charger. Les spécialités autorisées pour chaque terrain de stage doivent préalablement être configurées. La plateforme refusera l’enregistrement d’une évaluation si aucune spécialité n’a été configurée sur le terrain de stage car elle ne saura pas quel type de formulaire chargé.

Chaque nouvel intitulé de stage est soumis à la validation d’un administrateur. Cette validation s’effectue lors de la validation de l'évaluation de stage qui concerne cet intitulé.

Préparation des données 

Intégration des données des terrains de stage

Il vous faudra préparer un fichier Excel listant l’ensemble de vos terrains de stage avec au minimum les données suivantes pour permettre leur importation:

• Type de structure : hospitalier, ambulatoire, couple, mixte, autre
• Nom d’établissement

De nombreux autres informations sont intégrables : adresse exacte, coordonnées du RTS ou du service, le type d’établissement (CHS, ESPIC, etc.), etc. Consultez l’article dédié pour en savoir plus.

/!\ Numéro unique : les informations du terrain de stage pouvant changer de semestre en semestre et de façon à éviter des doublons qui rendraient illisibles les évaluations de stage, il est important de fournir vos fichiers avec un numéro d’identifiant unique pour chaque stage. Sans cette information, l’importation ne sera pas possible car la plateforme ne pourra pas mettre en correspondance les stages de période en période.

Si au sein de votre subdivision, la plateforme est utilisée par plusieurs disciplines ; il est impératif d’intégrer les agréments associés à chaque terrain de stage.

Intitulés de stage – facultatif 

Par défaut, les intitulés de stage (qui regroupent les évaluations) au sein de chaque service sont créés par l’interne au moment de l’évaluation de stage.

Vous pouvez préférerimporter vous-même les intitulés de stage ; dans ce cas, indiquez pour chaque intitulé (1 ligne par intitulé, donc potentiellement plusieurs lignes pour 1 stage) : l’intitulé du stage et la spécialité de formulaire correspondante.

Notez qu’en parallèle, pour chaque terrain de stage, 2 options existent :

• Bloquer la création de nouveaux intitulés de stage par les internes(par défaut : non)

Critères de stage – facultatif 

Les critères indicatifs d'un stage sont des données adossées au stage qui désignent une particularité de ce stage (par exemple : "Centre de greffe"). Ces critères sont personnalisables localement, et il est possible d'en créer autant que nécessaire. 

• D'améliorer la lisibilité de l'offre de stage pour les internes en précisant pour chaque service ses particularités
• De regrouper les stages pour obtenir des statistiques par critère (ex : nombre de stage « centre de greffe ») pour une vision de pilotage ; les critères sont utilisés dans différents outils d'analyse sur la plateforme
• D’utiliser ces critères dans les règles de choix (en tenant éventuellement compte des maquettes validées précédemment)

Pour associer un critère de stage à un terrain de stage à l’importation, créez autant de colonne que de critères, puis indiquez « oui » sur la ligne du stage correspondante.

Transmettez votre fichier à OPPI pour son intégration.

Stages groupés (couple ou mixte)

Un groupe de stages (stage mixte, stage couplé) regroupe plusieurs stages quand ils sont systématiquement réalisés ensemble. C'est une fonctionnalité utile pour les stages couplés de praticiens (praticien de niveau 1, SASPAS) en médecine générale, ou les stages mixtes (ambulatoire – hospitalier).

Pour la mise en place sur la plateforme, il faut distinguer le groupe (un terrain de stage regroupant plusieurs terrains) et chaque terrain de stage du groupe. Si un stage groupé contient 3 terrains de stage, il y a donc 4 lignes de terrain de stage sur la plateforme.C’est la ligne de terrain de stage désignant le groupequi intègre les références des stages qu’il contient.

Il est utile d’intégrer le détail des terrains de stage de chaque groupe pour :

- Les évaluations de stage : pour permettre aux internes d’évaluer chaque terrain de stage au sein du groupe

- Disposer du détail des affectations sur chaque terrain du groupe (plutôt que sur le groupe uniquement)

L’intégration des stages groupés se fait de façon indépendante. Il est recommandé de le faire directement depuis l’administration des stages après avoir intégré la liste de l’ensemble des terrains de stage individuels (pour associer les stages entre eux).

Il est aussi possible de créer un fichier Excel pour permettre leur intégration en suivant la procédure décrite dans l’article dédié ; cela nécessite de créer un numéro pour chaque groupe puis de l’associer aux terrains du groupe dans un même fichier.

Par défaut, la plateforme considérera qu’un terrain de stage intégré dans un groupe ne peut pas être pris seul. Si vous souhaitez proposer également ce stage sous sa forme groupée et sa forme seule, il faut inactiver l’option « Ne pas proposer ce stage seul s'il est couplé ».  

Notez qu’il est possible d’intégrer les données en 2 temps : les couples, puis les praticiens des couples.

 Gestion des simulations (vœux de stage, préchoix, choix définitifs)

La plateforme permet d’organiser la récolte de vœux de stage, des préchoix et les choix définitifs au sein d’un outil commun appelé « Simulations ». 

Vous pouvez créer autant de simulations que nécessaire, et vous pouvez modifierleurs paramètres en fonction de vos besoins (une dizaine de paramètres existent).

• Simulation de vœux de stage (pour la récolte des vœux des internes)
• Simulation de préchoix
• Simulation de choix définitifs par classement de vœux
• Simulation de choix définitifs en amphi virtuel (avec un temps de passage réservé par interne)

La mise en place d’une simulation nécessite l’intégration des données de stage (agréments, ouvertures de poste), la liste des internes et leur situation de choix (situation particulière) pour le semestre concerné. Au sein d’une simulation, 

Lors d’une première installation, il est important de prévoir un temps supplémentaire pour permettre aux internes de s’inscrire et de se familiariser avec la plateforme. 

Le succès d’un préchoix dépend particulièrement du taux de participation, cela vous demandera donc une campagne de communication adéquate. La plateforme envoie systématiquement des emails aux internes pour les inviter à participer mais notez que ces invitations ne sont envoyées que si les internes sont effectivement inscrits.  

Dans le cadre d’une simulation de choix définitifs, vous pourrez alimenter le compte des internes de leur affectation en stage à l’issue de la simulation.

Vœux de stage 

Vous pouvez récolterlesvoeuxde stage de vos internes en créant une simulation de vœux. Dans ce cas, les ouvertures de postene sont pas prises en compte et ne limitent pas l’affectation des internes. Vous avez la possibilité d’utiliser à la place la capacité d’accueil de chaque terrain de stage.

Il est possible de limiter le nombre de vœux possibles et d’exporter une liste des vœux de tous les internes. Chaque vœu est traduit par la plateformeen : agrément correspondant, situation de choix correspondante, critère de maquette correspondant. 

Aide à l’identification des situations particulières (pour les vœux de stage)

En activant une simulation de vœux de stage sans tenir compte des agréments, l’interne pourra sélectionner comme vœu n’importe quel terrain de stage existantau sein de sa subdivision. Lorsque l’interne sélectionne un vœu, la plateforme lui indique alors à quelle situation de choix son vœu correspond pour l’aider à faire sa déclaration de situation particulière (par exemple : « ce vœu correspond à une situation de hors-spécialité en neurologie » ou « ce vœu correspond à une situation de cas général »). C’est une fonctionnalité utile pour permettre aux internes de connaitre la situation de choix à déclarer pour obtenir un stage en dehors de leur maquette.

Ordre de classement des internes

La plateforme classe de façon automatique les internes en fonction des données de leur parcour antérieur et des règles de reclassement qui s’appliquent éventuellement. 

Vous pouvez vérifier l’ordre de classement des internes en exportant le tableau listant les rangs.

Vous avez également la possibilité de personnaliser le rang de classement des internes :

• En important le rang de l’interne au sein de sa subdivision (fournissez à OPPI un fichier listant vos internes et leur rang).
• En personnalisant la liste des internes à intégrer dans la simulation, et en réarrangeant leur position dans la simulation 

Prévoir aide pour intégrer liste d’utilisateurs personnalisée dans simulation

Règles de préchoix

Les règles sont utilisées dans les simulations de préchoixpour limiter les stages proposés aux internes. Ces règles sont un complément aux agréments ; elles permettent de vérifier si une condition est applicable au parcours d’un interne (par exemple : « si l’interne a déjà réalisé 2 stages en CHU ») pour limiter les possibilités d’affectation en stage (par exemple : « ne pas proposer les stages en CHU »).

Les règles sont à créer dans l’outil de configuration de la plateforme. Il faut ensuite activer les règles à utiliser en configurant la simulation de préchoix. 

Les règles de préchoix ne sont pas utilisables dans une simulation de choix définitif.

Quotas 

Les quotas sont des règles qui permettent de limiter le nombre d’internes qui peuvent être affectés sur un certain type de terrain de stage. 

Les quotas sont déterminés par la créationd’une condition de nombre sur : un critère de stage, un critère de maquette, une subdivision (d’origine), un nom d’établissement, un département (localisation). 

En pratique, quand le nombre d’interne affecté dans la simulation dépasse le nombre indiqué dans la condition (par exemple 20 internes dans département 40), les stages portant cette condition ne sont plus proposés aux internes moins bien classés.

Les quotas sont à créer dans l’outil de configuration de la plateforme. Il faut ensuite activer les quotas à utiliser en configurant la simulation de préchoix. 

Projets individuels de maquettes

Il est possible de limiter les stages accessibles à l’interne au sein de la simulation en tenant compte des critères de maquette que l’interne doit valider sur la période.

Il faut renseigner la « maquette imposée » dans le parcours de l’interne et activer l’option correspondante dans la simulation (tenir compte des projets individuels de maquette). La plateforme ne proposera que les stages qui valident la maquette imposée (et ayant l’agrément pour le DES) : cela implique donc d’avoir préalablement renseigné pour chaque agrément de chaque terrain de stage, la maquette qu’il valide. 

Il est également possible d’organiser l’ouverture des postes par critère de maquette. Dans ce cas, il n’est pas obligatoire d’alimenter la maquette que valide chaque agrément. L’interne accède à l’ouverture du poste si la maquette imposée de son parcours liste ce critère.

Préchoix / Choix définitifs par classement de vœux

Dans une simulation par classement de vœu, chaque interne liste ses vœux en les classant par ordre de préférence. 

La plateforme calcule en une fois les affectations des internes, dans l’ordre de leur classement, en prenant toujours le meilleur vœu possible de chaque interne et en tenant compte des ouvertures de poste. Au moment de la clôture de la simulation, tous les vœux sont arrêtés en même temps ; l’interne ne peut ainsi pas être certain d’être affecté sur son meilleur vœu (il a pu être pris par un interne mieux classé), à la différence d’un choix en amphi virtuel où un temps de passage est réservé.

Les internes peuvent consulter, pendant la simulation, leur affectation prévisible en tenant compte des voeux des internes précédents. Si l’option est activée, ils peuvent également consulter les affectations des internes précédents.

La simulation prend fin à 00h00 à la date de fin configurée. 

Pré-affectation en stage 

Il est possible de pré-affecter un interne sur un stage en particulier. Lorsqu’un interne est pré-affecté, la plateforme force l’affectation de l’interne dans toutes les simulations actives, sans tenir compte des ouvertures de poste ; le poste est décompté en priorité parmi les ouvertures de poste.

Validation des vœux interne par interne 

Dans le cadre d’une simulation par classement de vœux, il est possible de valider individuellement chaque vœu interne par interne dans l’ordre de passage. Cela active un système de suivi de rang de passage utile pendant un choix en présentiel. Le temps de passage de chaque interne n’est pas déterminé (le passage à l’interne suivant se fait quand l’administrateur a validé le voeu); et chaque interne dispose d’une session où est mis à jour en temps réel le nombre d’interne restant à choisir avant son passage etsa potentielle affectation en stage (en fonction de ses vœux et des choix validés précédemment). 

Amphi virtuel (choix définitifs)

L’amphi virtuel permet à chaque interne de choisirtour à tour avec une heure de passage déterminée à l’avance. Il est possible de créerponctuellement des pauses pour ajouter du temps entre 2 internes ; lorsque l’heure de fin de journée est atteinte, les choix se poursuivent le jour suivant. A la création de l’amphi, les internes reçoivent par email leur heure de passage et peuvent se connecter plusieurs jours à l’avance pour visualiser les postes disponibles et mettre des stages en favoris.

A l’heure de passage, l’interne dispose d’un temps réservé pour choisir (qui peut aller de 30 secà 15 min – selon configuration) ;le temps restant pour choisir s’affiche en permanence (compte à rebours). L’interne fait son choix parmi la liste des stages restant disponibles. Pendant le temps réservé, l’interne peut toujours modifier son choix ; et après avoir cliqué sur « Enregistrer définitivement maintenant » ou après le temps réservé, le choix devient irrévocable.

Après son choix, l’interne reçoit un email qui lui confirme son affectation en stage. 

Les retardataires choisissent parmi les postes restants au moment où ils se connectent.

Adéquation automatique

L’adéquation automatique est activable dans un amphi virtuel et permet de limiter automatiquement les postes au choix en ne proposant pas un stage si le poste est le dernier choix possible d’un interne moins bien classé. C’est une option utile dans les situations d’adéquation parfaite sans taux d’inadéquation, pour éviter d’avoir des internes sans affectation possible.

Procuration 

Il est possible d’activer un système de gestion de procuration en amphi virtuel. Pour déposer une procuration, l’interne enregistre les informations de son tiers, qui reçoit alors un email pour se connecter à sa session de choix à sa place. Il est possible de demander au tiers de joindre la procuration signée (selon configuration). 

Il est possible de limiter les tiers possibles : aux administrateurs, aux personnes inscrites sur la plateforme, ou sans restriction (toute personne, y compris sans compte sur la plateforme).

Rappels

Lors de la mise en place d’une simulation, la plateforme invite les internes à participer. Le premier mail est envoyé le lendemain de la date de début de la simulation. Des rappels sont envoyés régulièrement, jusqu’au dernier jour pour enregistrer son choix.

Il est recommandé d’associer à ces emails de rappel une communication institutionnelle afin de maximiser le taux de participation, particulièrement lors des premières installations.

Outils d’analyse 

Vous disposez d’une page « Résultat de la simulation » qui vous permet de suivre le dérouler d’une simulation et d’agir au besoin sur les vœux / choix des internes.

L’outil d’analyse des simulations collige les informations de différentes simulations pour vous donner une vision d’ensemble.

Préparation des données

• Intégration des données de stage, des stages couplés et stages mixtes
• Ordre de classement des internes 
Automatique ou importé (ou manuel)

• Si automatique : il faudra intégrer les modalités d’affectation antérieures (surnombre non validant, disponibilité, année-recherche, grossesse-maladie), inscription en option ou FST, droits au remords 
• Implique la connaissance des modalités d’affectation des internes pour le prochain semestre (dispo, surnombre, hors-filière)
• Prévoir validation des rangs si classement automatique : export, vérification par les représentants des internes, prévoir deadline 

 Gestion des ouvertures de poste 

La plateforme dispose d’un outil de saisi des ouvertures de poste et d’analyse de l’adéquation pour préparer la commission d’ouverture des postes. Elle offre plusieurs lignes de pré-répartition qui sont autant de propositions d’ouvertures de poste. 

Il existe 4 pré-répartitions utilisables :

Ces lignes peuvent être renseignées de façon collaborative (par exemple, chaque référent de spécialité propose les ouvertures de poste pour son DES), ou à des moments différents dans le processus des ouvertures de poste pour en assurer la traçabilité (proposition faite pour la CEBF, proposition faite pour la COP).

Lesautorisations de saisiepeuvent être accordées individuellement pour chaque administrateur, et pour chaque pré-répartition. Il est possible de verrouiller automatiquement la saisie des ouvertures de poste en indiquant une date limite de saisie (voir la configuration de la plateforme).

Chaque pré-répartition peut être alimentée par une autre pré-répartition, par les vœux des internes (issus d’une simulation) ou par les ouvertures de poste d’une période précédente.

Chaque pré-répartition peut être analysée, pendant la saisiedes ouvertures de poste,pour évaluer le niveau d’adéquation, aider à identifier les besoins et les postes restants à ouvrir.

Convertir lesvoeux des internes en pré-répartition

Les vœux récoltés des internes (au cours d’une simulation de vœux ou de préchoix) peuvent être directement convertis en pré-répartition. Cela facilite le travail de conversion entre des vœux de stage et les ouvertures de poste ;il est ensuite possible de corriger la pré-répartition alimentée (en ajoutant par exemple les postes des internes n’ayant pas participés aux vœux).

Intégrer les pré-répartitions dans la répartition des stages

Une pré-répartition peut alimenter la répartition finale des stages pour être ensuite utilisée dans les choix définitifs. Ainsi, une fois le travail préparatoire terminée, il est très facile et rapide d’intégrer les ouvertures de poste.

Ouvertures de poste par phase et situation particulière

Les ouvertures de poste peuvent se faire sans distinction de phase, par phase et par situation particulière (FST, hors-spécialité, interCHU…), et pour chaque DES (DES d’appel).

Il est également possible d’ouvrir les postes sur le critère de maquette (que doit valider l’interne) plutôt que sur le DES.

Voir aide sur DES d’appel 

Préparation des données

• Liste des terrains de stage et agréments 
• Situations de choix des internes (pour l’adéquation)

 Gestion de l’adhésion en ligne 

La plateforme dispose d’outils pour permettre aux associations des internes de gérer les adhérents à leur association. 

Activer le module d’adhésion en ligne

Vous avez la possibilité d’activer un module pour permettre aux internes d’adhérer en ligne à votre association, directement depuis la plateforme. Le lien d’adhésion est visible de vos internes à différents endroits sur la plateforme.

Vous pouvez soit indiqué une URL pointant vers un module d’adhésion en ligne extérieur (votre propre site, helloasso, etc.), ou bien activer le module en ligne Paypal. 

En activant le module Paypal, vous gérez l’ensemble du processus d’adhésion depuis la plateforme (création du forfait d’adhésion, gestion des adhérents). La plateforme sollicite automatique les internes pour qu’ils adhérent à votre organisation (email, alertes pendant la navigation).L’adhésion en ligne est rapide, l’interne doit entrer les informations de paiement (CB) puis est redirigé vers la plateforme. Sa situation d’adhérent est immédiatement mise à jouret les fonds sont directement versés sur le compte Paypal de votre organisation.Notez que Paypal prélève une commission sur chaque transaction (1,2% + 0,35€) mais que ce système est le mode le plus intégré et automatisé.

Gérer les adhérents

Vous pouvez gérer pour chaque interneleur date de fin d’adhésion (depuis leur compte) ou leur associer un forfait d’adhésion. Vous disposez d’une liste de l’ensemble de vos adhérents et vous pouvez facilement corriger le statut d’adhérent.

Cf article aide

Limitation des fonctionnalités aux non adhérents 

Vous pouvez limiter les fonctionnalités aux internes non adhérents. Cette option est activable depuis la configuration de la plateforme et limite la consultation des évaluations de stage : l’interne ne peut pas mettre de stages en favoris ni consulter le détail d’une évaluation (seulement le résumé) sans adhérer. Après 45 secondes de navigation, un message l’invite à adhérer.

Conseils pour un lancement réussi

Nommer le pilote du projet 

Pour maximiser la réussite du lancement de la plateforme, il est préférable de nommer un responsable projet pour piloter sa mise en place, coordonner les différents acteurset être l’interlocuteur privilégié d’OPPI. 

Cette personne est souvent désignée comme l’administrateur « supérieur » et possède les droits les plus étendus. Elle peut créer par délégation les droits d’accès aux autres membres de l’équipe. 

Communiquer auprès des internes

Il est utile de prévoir plusieurs communications auprès des internes aux différents temps du lancement puis de façon régulière, et au moins annuellement.

La première communication doit permettre aux internes de comprendre la réflexion ayant conduit au déploiement de votre projet, l’intérêt pour l’organisation et pour les internesde la plateforme (parlez leur des fonctionnalités utiles pour eux : évaluations, connaitre ses futurs co-internes), la stratégie générale puis les étapes principales dans le déploiement. Précisez assez clairement ce que vous attendez des internes pour la réussite du projet.

Prévoyez une autre communication pour expliquer la stratégie sur la période et la date des différentes échéances (déclaration des situations particulières, vœux, préchoix, évaluation des stages) au moment de lancer les inscriptions. Précisez les modalités de contact et où trouver de l’aide.

Rappelez leur d'être vigilant à l'inscription pour bien renseigner leur DES d'origine (y compris pour les droits au remords, c’est-à-dire le DES choisi aux ECN), la bonne année et le bon classement à l'ECN. Si vous l'exigez, l'interne devra joindre un document d'affectation officiel du CNG.Prévenez les internes s’ils seront invités à renseigner leur parcours dès leur inscription.Si vous activez le module des évaluations de stage, indiquez à vos internes que la première évaluation d’un terrain de stage est plus longue que les évaluations suivantes car le formulaire n’est pas encore prérempli (modèle participatif).

Prévoyez enfin des communications régulières avant le lancement de chaque module (préchoix, choix en amphi, évaluations, etc.).

Notez enfin que lorsque vous diffusez votre URL aux internes, elle ne doit pas inclure : /connection ou /welcome. Les redirections vers ces pages se font automatiquement. Notez également que  www.evaluations.app ne renvoie pas vers votre plateforme : diffuser cette URL risque d'entraîner une confusion chez les internes.

Communiquer auprès des responsables de l'accueil des internes (chefs de service) / coordonateurs

Invitez les responsables de l'accueil des internes à publier leur fiche de poste ou des informations utiles sur leur stage en leur donnant l'URL de votre plateforme. Les chefs de service peuvent s’inscrire en tant que non-interne, ils n’auront aucun accès aux évaluations mais pourront publier des informations sur leur stage. Cette possibilité offre un canal de communication privilégié pour améliorer l'information dédiée aux internes.

Si vous avez activé le module de commentaire dans les évaluations à destination du coordonnateur, pensez à organiser l’inscription et l’accompagnement des coordonateurs. 

OPPI assure l'aide aux utilisateurs parmaildepuis https://support.evaluations.app/contact. Elle n’intervient néanmoins pas sur le compte des internes ou sur leurs évaluations : les mails qui parviennent à OPPI sur ces sujets vous seront réadressés. OPPI répond aux questions sur l’utilisation de la plateforme et a créé un centre d'aide et de support accessibledepuishttps://support.evaluations.app contenant une base de documentation. Notez que cette base de documentation est différente de la base de documentation dédiée aux administrateurs (que vous consultez actuellement). N’hésitez pas à rediriger vos utilisateurs vers les articles de la documentation.

Changement de bureau 

A chaque changement de bureau, prévenez OPPI. Invitez votre remplaçant à consulter cette documentation et expliquez-lui ses missions pour le bon déroulement d’un semestre :

• Dupliquer ou importer l’offre de stage