Suivre une simulation de choix définitifs par validation de voeux

Il est possible d'activer dans une simulation de choix définitifs, un outil de validation des voeux interne par interne. Cet article explique comment valider les voeux des internes.

Lorsque vous validez un voeu, l'affectation en stage est calculée à partir du voeu validé en ignorant les voeux propres de l'interne. C'est le voeu validé par un administrateur qui prime sur les voeux de l'interne. Il est possible de valider un voeu qui n'a pas été enregistré par l'interne. Dans tous les cas, pour qu'un interne puisse être affecté, un poste doit être encore disponible à son rang de passage.

Droits d'accès

Pour valider des voeux au sein d'une simulation, vous devez disposer d'un accès administrateur à la plateforme et du droit correspondant "Valider un choix de stage dans une simulation de choix définitifs".
Notez que vous devez disposer du droit de valider les voeux pour l'ensemble des internes d'une même simulation. En conséquence, si la simulation est ouverte à plusieurs DES et que vous ne pouvez valider les voeux que d'un seul DES, vous ne pourrez pas continuer.

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Accédez à la page de résultat de la simulation depuis la page d'administration de la plateforme

Sélectionnez ensuite la simulation concernée.

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Les filtres :

DES : si dans un amphi, il ya plusieurs DES concernés, le filtre par DES vous permettra de rechercher le DES de votre choix.

Situation de choix : permet de filtrer par situation de choix des internes participant à l'amphi.

Maquette : disponible sur les amphis de MG, permet de filtrer par critères de maquette que doivent valider les internes (maquettes imposées pour les choix)

Résultat/Participation : permet de visualiser la participation des internes aux voeux (sans voeux) et le résultat en nombre d'internes par phase : non affectés malgré leurs voeux, les internes pré-affectés.

La page de résultat

Elle affiche les affectations provisoires de chaque interne classé par rang de choix. Ces affectations sont calculées à partir des voeux classés de chaque interne et des postes restants disponibles.

Si un interne n'a pas d'affectation, c'est soit parce qu'il n'a indiqué aucun voeu, soit qu'aucun de ses voeux n'est disponible.

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Pour valider le voeu d'un interne, cliquez sur le bouton " Agir sur les voeux".

Dans la pop'in qui s'affiche, vous visualisez 3 onglets.
Vous pouvez effectuer une recherche de stage dans chaque onglet.

Onglet "Tout" : voeux de l'interne et postes restants

Onglet "Voeux de l'interne"

Le 1er voeu de l'interne réalisable a une barre verte avant son numéro.

Si l'interne n'a indiqué aucun voeu, le message "il n'y a aucun voeu" s'affiche :

Onglet "Postes restants"

Le stage sur lequel l'interne est actuellement affecté de façon provisoire s'affiche en surbrillance bleue.

Sur cette même pop in s'affiche le nombre de postes restants par stage. Il s'actualise au fur et à mesure des validations de choix.

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Cliquez sur le bouton "Confirmer ce voeu" sous l'intitulé du stage que vous souhaitez confirmer. Validez la confirmation. La page se recharge.

Lorsque vous confirmez un voeu, le résultat de l'affectation de chaque interne au sein de la simulation est immmédiatement recalculé. La confirmation d'un voeu différent de celui sur lequel l'interne était affecté de façon provisoire peut entrainer des changements dans l'affectation des internes moins bien classés.

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Lorsqu'un voeu est confirmé, le statut "confirmé" s'affiche en vert sous l'affectation en stage.

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Vous pouvez valider le voeu de l'interne suivant, et ainsi de suite.

Pré-affectation : elle est prioritaire

Si un interne est pré-affecté sur un stage, l'affectation sur le stage est automatiquement considérée comme confirmée. Toute confirmation de voeu est ignorée ; la pré-affectation est prioritaire sur la validation de voeu.

Option de suivi des rangs

Si l'option de suivi des rangs est activée avec la confirmation des voeux, à chaque fois qu'un voeu est validé pour un interne, la progression est indiquée sur la page de simulation des internes :

Option de confirmation par email

Si l'option d'envoi d'un email est activée avec la confirmation des voeux, l'interne reçoit immédiatement après la confirmation de son voeu un email lui indiquant le stage en question

Visualiser les postes restants aux choix des internes

A la fin du tableau de résultats interne par interne, vous avez "voir les postes restants", cliquez sur le texte pour visualiser l'état des postes restants en fonction de la situation de choix de l'interne dans l'amphi. Ce résultat s'alimente au fur et à mesure que l'amphi se déroule.

Dans l'exemple ci-dessous :

sur la 1ère ligne, la plateforme vous indique que l'interne en DES d'Oncologie et Ancien Régime, en situation de choix "cas général" classé au rang 3 dans l'amphi a pris le dernier poste disponible à son rang et en fonction de sa situation de choix.

sur le 3ème ligne, la plateforme vous indique que l'interne classé en rang 5 dans l'amphi a pris 1 poste et il reste "1 poste restant disponible" en Hématologie Ancien régime (même situation)

Voir tous les postes restants →

En cliquant sur le texte, la plateforme vous affiche tous les stages en détail avec en nombre de points les postes restants.

En cliquant sur le Point, vous savez qu'il reste 1 poste disponible en Pédiatrie P2

Postes restants disponibles aux Internes restants (sans voeux ou non affectés)

A la suite du tableau des postes restants sur chacun des stages, vous avez la listes des internes restants (filtrés sur "non affectés dans la simulation").

Simulation active, arrêtée ou verrouillée

Vous pouvez valider les voeux de vos internes seulement quand la simulation est active ou arrêtée dans la tranche horaire renseignée.
Une fois l'horaire dépassée ou la simulation verrouillée, vous ne pouvez plus valider les voeux.

Annuler un voeu confirmé / Changer de confirmation de voeu

Pour changer de confirmation de voeu, vous devez annuler le voeu deja confirmé :

Cliquez sur le bouton "Agir sur les voeux"

Le voeu deja confirmé s'affiche dans un cadran rouge :

Cliquez sur le bouton Annuler pour supprimer la confirmation. Confirmez votre annulation. La page se recharge.

Lorsque vous annulez une confirmation de voeu, la plateforme recalcule une affectation provisoire pour l'interne à partir de ses propres voeux.

Autoadéquation

L'outil d'autoadéquation permet d'alerter l'administrateur de l'amphi que le poste proposé à l'interne est le dernier choix possible d’un interne moins bien classé dans l'amphi. Si vous validez le choix de l'interne sur lequel se trouve l'alerte, l'interne moins bien classé n'aura plus de poste à choisir.