Comment renseigner les situations d'échange HUGO
Pour les administrateurs de Nantes et Angers
Un échange Hugo
Il s'agit d'un interne qui souhaite faire un stage en dehors de sa subdivision d'origine et échanger avec un interne de la subdivision de son choix.
l'interne est "sortant"
Il s'agit des internes
- de Nantes souhaitant faire un stage sur Angers (considéré "sortant" sur Nantes)
- d'Angers souhaitant faire un stage à Nantes (considéré "sortant" sur Angers)
- d'Angers et de Nantes souhaitant faire un stage en dehors de sa subdivision d'origine (sortant sur Angers ou Nantes)
Déclaration de la situation particulière
Il indique sur sa demande de situation particulière :
- Echange HUGO
- la subdivision de son choix (Angers, Nantes ou autre)
- le DES de son choix (DES d'inscription ou autre)
- L'interne peut indiquer en commentaire au besoin des précisions sur l'échange.
L'interne est "entrant "
Il s'agit des internes :
- de Nantes souhaitant faire un stage sur Angers (considéré "entrant "sur Angers)
- d'Angers souhaitant faire un stage sur Nantes (considéré "entrant" sur Nantes)
- d'une autre subdivision qui souhaitent faire un stage à Nantes ou Angers (entrant sur Nantes ou Angers)
Renseignement de la situation particulière
1 - Les internes de Nantes et d'Angers souhaitant faire un stage sur Nantes ou Angers renseignent leur situation de choix comme suit :
- Echange HUGO
- la subdivision de son choix, Nantes ou Angers (ex : je suis de la subdivision de Nantes, je choisis Angers).
- le DES de son choix (DES d'inscription ou autre)
- une zone commentaire dans laquelle ils pourront y renseigner les détails de leur choix
A cette situation, sera ajouté par les institutions (ARS, Mataf) le nom de l'interne avec qui l'interne souhaite faire l'échange (nom de l'interne de la subdivision de son choix, Nantes ou Angers)
2 - Pour les internes d'une autre subdivision, il faut s'assurer que le compte de l'interne "entrant" existe sur la plateforme.
Les internes "entrant" dont la subdivision est connu sur la plateforme (autre que Nantes et Angers) et compte existant peuvent également renseigner leur situation particulière.
Si le compte n'existe pas, voici les informations dont nous devons disposer pour créer le compte :
- Nom et Prénom de l'interne
- Numéro IMOTEP (ou autre, Fac...)
- Année ECN, Classement à l'ECN
- Semestre de l'interne
- Période de choix
Et renseigner
La Situation de choix :
- Echange HUGO
- Subdivision de choix : Angers ou Nantes
- DES de choix : DES d'inscription ou autre.
- Le nom de l'interne avec qui il échange (nom de l'interne de la subdivision de son choix)
NB : le parcours de l'interne n'est pas obligatoire, ni son classement au choix, dans la mesure où l'interne sera pré-affecté et ne participera pas au simulation de choix.
Les situations des internes "entrant" doivent être renseignées avant l'ouverture des postes.
Configuration pour les ouvertures de postes et les simulations
Correspondance pour la subdivision d'appel = Subdivision d'affectation
Correspondance pour le DES d'appel = DES d'inscription de l'interne
Ouverture d'un poste sur Nantes ou Angers en échange "Hugo"
Ouverture du poste pour l'interne "entrant" sur la subdivision d'affectation (de choix) et sur le DES d'appel = DES d'inscription de l'interne. L'ouverture d'un poste pour un interne "entrant" sur Nantes est donc faite par un représentant d'internes de Nantes, référent sur le DES d'inscription de l'interne "entrant".
Nombre d'internes entrant = Nombre d'internes sortant
Affectation avant les choix
L'interne "entrant" sur Nantes ou Angers est affecté sur le stage qu'il souhaite effectuer.
Automatiquement, l'affectation (stage) est renseignée, à titre d'information, également sur le compte de l'interne d'échange "sortant"
Simulations
Si les internes "entrant" sont affectés, ils ne sont pas intégrés aux simulations de choix d'unitifs
L'interne"sortant" (hors Angers ou Nantes) participe ou pas au choix organisé par l'ARS de sa subdivision de choix. Un poste lui sera réservé.
Affectation au choix
L'interne "entrant" est à l'issue des choix définitifs affecté dans son stage de la subdivision de Nantes ou Angers.
L'interne "sortant" d'Angers ou Nantes sera affecté à l'issue des choix définitifs de Nantes ou Angers
L'interne "sortant" hors Angers et Nantes sera affecté en stage dès que les choix définitifs seront terminés sur la subdivision de son choix. Un poste lui est réservé et lui sera confirmé par l'ARS de Nantes ou Angers.
L'affectation en stage de l'interne "entrant" sur Nantes ou Angers est visible sur le compte de l'interne "sortant"
Informations supplémentaires sur le compte des internes en cas de situation : échange Hugo
- Dans l'onglet "situation de choix" : le nom de l'interne avec qui se fait l'échange
- Dans l'onglet "situation de choix" : une zone "détails sur Hugo" qui permet de renseigner l'affectation en stage de l'interne "sortant" si la subdivision de choix n'est pas reconnue par la plateforme (stage non listé)
- Dans l'onglet "maquette et stage" : la pré-affecation de l'interne "entrant" est visible sur le compte de l'interne "sortant" (et inversement si subdivision de choix de l'interne "sortant" est reconnue par la plateforme)
- Dans l'onglet "maquette et stage" : l'affectation en stage de l'interne "entrant" est visible sur le compte de l'interne "sortant" (et inversement si subdivision de choix de l'interne "sortant" est reconnue par la plateforme)
Exemple ci-dessous :
L'interne Clément Amandine de la subdivision de Nantes souhaite faire une stage à Reims et échanger avec Bertrand Nicolas.
Exemple ci-dessous :
Bertrand Nicolas "entrant" sur Nantes est pré-affecté. Sa pré-affectation est visible également sur le compte de Clément Amandine.
Exemple ci-dessous :
- Klein Louise est affecté sur un stage sur Nantes et l'affectation de l'interne d'échange "Clément Amandine" est visible sur le compte de Klein Louise.
Condition : la subdivision de Paris est reconnue par la plateforme
- Sur le compte de Clément Amandine, interne "sortant" est visible l'affectation de Louise Klein, interne "entrant" sur Nantes