Changement de bureau

Vous quittez ou vous prenez vos fonctions au sein de votre association ou syndicat des internes ? Cet article résume les démarches.

Accès administrateur

Chaque utilisateur dispose de son propre compte auquel il est possible d’ouvrir des permissions d’accès : accès aux évaluations de stage, accès à toute ou une partie de l’administration.

En tant que gestionnaire, vous disposerez d’un compte supérieur vous permettant de contrôler les accès à la plateforme des autres membres de votre organisation et de contrôler les accès aux évaluations des stages des internes. Pour commencer, vous aurez besoin d'ouvrir des accès à l'administration pour les membres de votre organisation qui seront amenés à valider les comptes, gérer les données des stages et des parcours, valider les évaluations ou les publications…

Pour chaque membre de votre bureau, vous pouvez créer des accès différents. Il est par exemple possible d’autoriser la validation des évaluations à un membre de votre bureau sans lui permettre d’administrer les terrains de stage. La configuration de ces permissions d’accès se fait de date à date et pour chaque fonction de l’administration. Ces permissions expirent automatiquement à l’issue de la période définie.

NB. Chaque administrateur doit disposer de son propre compte. Il n'est pas possible de créer un compte générique utilisé par plusieurs personnes. Il ne faut pas créer de compte de type "Président" ou "Secrétaire”.

Profils de droit

La plateforme vous permet de gérer individuellement les droits d’accès pour chaque compte mais aussi de créer des profils de droit (droits préconfigurés) que vous pourrez ensuite plus facilement appliquer aux administrateurs du même type. Nous vous recommandons de créer des profils de droit à l’initialisation de votre plateforme. C’est l’occasion de discuter le partage des missions et des taches sur la plateforme (référents de spécialité, référent des stages / évaluations, etc.).

Nous vous recommandons de limiter le nombre d'accès ouvert et l'étendu des droits. Tenez compte des mesures de sécurité et du risque d'abus de droit ou d'erreurs de manipulation.

Double authentification 

Lorsque vous disposez d’un compte supérieur avec un accès à l’administration, nous instaurons une identification à deux facteurs : si nous détectons une connexion sur un nouvel appareil, nous vous demanderons de vous authentifier grâce à un code envoyé sur votre téléphone (SMS). L’identification à deux facteurs permet de vérif

Transférer son accès

Le transfert de droits permet de transférer un profil d'habilitation d'une personne à une autre. Cette une fonctionnalité pratique pour les changements de bureau.

Cette action doit être prise par votre prédécesseur tant que son accès est encore ouvert.

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Accédez à la page d'accueil de la plateforme
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Cliquez sur le bouton modifier en dessous de votre nom
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Repérez la section "Transférer mes droits" et complétez les champs.  Si le destinataire de vos droits a déjà un compte, indiquez l'adresse email de son compte. S'il ne possède pas de compte, remplissez l'email et le nom/prénom : son compte sera automatiquement créé.
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Validez en cliquant sur "Modifier mes informations" en bas du formulaire
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L'accès transféré sera automatiquement fermé sauf si le profil est habilité pour Gérer les droits d'administration.

Demander le renouvellement de ses droits

Cette action doit être prise tant que votre accès est encore ouvert.

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Accédez à la page d'accueil de la plateforme
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Repérez la section Accès

Vos accès prochainement expirés (3 mois) et qui peuvent être renouvelés s'affichent en rouge.

3
Cliquez sur le bouton "Demander son renouvellement" en dessous de l'accès que vous souhaitez renouveler
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Votre demande de renouvellement est directement envoyée.
Elle doit être validée par un administrateur avec un accès supérieur. Notez que lorsque vous demandez le renouvellement, vous ne pouvez plus transférer votre accès.