Comment envoyer un email aux établissements ou aux RTS ?

Vous avez la possibilité d'adresser un email aux terrains de stage, en y associant si besoin des données issues de la plateforme (agréments, ouvertures de poste, affectations des internes). 

Chaque terrain de stage peut contenir 3 champs de coordonnées, qui sont autant de destinataires possibles des envois : 

  • Coordonnées RTS
  • Coordonnées Service
  • Coordonnées Etablissement

Cette fonctionnalité est pratique pour : 

  • Envoyer les ouvertures de poste prévues pour chaque établissement ou pour chaque service
  • Envoyer les affectations des internes après les choix à chaque établissement
  • Informer des agréments qui arrivent à expiration
  • Demander aux services / établissements de vérifier les données associées à leurs terrains de stage 

Pour adresser un message aux terrains de stage, vous devez sélectionner les terrains de stage à inclure dans le mailing, choisir le type de coordonnées à utiliser (RTS, service et/ou établissement) puis personnaliser votre message. 

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Accédez à l'administration des stages et affichez la liste des stages

Pour pouvez utiliser les filtres personnalisés ou utiliser un des filtres rapides comme "Tous les stages en XXX"

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Dans l'onglet Liste des stages, sélectionnez les stages à inclure dans le mailing en cochant la case de la première colonne, ou en utilisant l'accès rapide "Sélectionner tous" 


Vérifiez que les stages sont sélectionnés :

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Cliquez sur le bouton de mailing en bas à gauche 
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Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez personnaliser votre envoi.  Choisissez les coordonnées à utiliser pour le mailing. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs champs de coordonnées.  

Choisissez si vous souhaitez joindre des données au mail. En fonction des données à joindre, les informations sont intégrées soit dans le mail (sous forme de liste), soit sous la forme d'un lien valable 6 mois permettant l'accès à un tableau partagé (et exportable sous Excel).

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Quand vous avez terminé de configurer votre email, cliquez sur "M'envoyer un test". Un email vous parviendra immédiatement : il correspond au premier mail du mailing. Vérifiez cet email avant de valider l'envoi définitif.
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Quand vous avez vérifié votre message, cliquez sur "OK, envoyez définitivement"
Voici un exemple de ce que reçoit le terrain de stage : 

Notez que les messages sont automatiquement regroupés par email identique. Si plusieurs terrains de stage ont la même adresse email, le destinataire recevra 1 seul email regroupant l'ensemble des terrains stage liés au même email.