Comment envoyer un email aux établissements ou aux RTS ?

Vous avez la possibilité d'adresser un email aux terrains de stage, en y intégrant si besoin des données issues de la plateforme (agréments, ouvertures de poste, affectations des internes) soit directement dans le mail, soit via un tableau de données partagé.

Les destinataires sont choisis parmi les coordonnées renseignées pour chaque terrain de stage :

Coordonnées RTS
Coordonnées Service
Coordonnées de l’établissement principal
Coordonnées de l’établissement gestionnaire RH
Gestionnaire RH, sinon établissement principal : utilise l’email du gestionnaire RH lorsqu’il est renseigné, et à défaut celui de l’établissement principal

Cette fonctionnalité est pratique pour :

Envoyer les ouvertures de poste prévues pour chaque établissement ou pour chaque terrain de stage
Envoyer les affectations en stage des internes après les choix
Informer des agréments qui arrivent à expiration
Demander aux RTS / établissements de vérifier les données associées à leurs terrains de stage

Envoyer un email aux terrains de stage

Pour adresser un message, sélectionnez les terrains concernés, choisissez les coordonnées à utiliser (RTS, service, établissement principal ou gestionnaire RH), puis préparez votre message.

Les destinataires dépendent des terrains sélectionnés et des coordonnées cochées dans le formulaire. Le texte de Votre message est commun aux destinataires.

Ouvrez l'Administration des stages
Affichez la liste des stages sur la période concernée.

Vous pouvez utiliser les filtres personnalisés ou un accès rapide comme « Tous les stages en novembre 2026 ».
Dans l'onglet Liste des stages, sélectionnez les stages à inclure dans le mailing en cochant la case à cocher en rapport avec chaque ligne (utilisez la touche majuscule pour sélectionner les lignes contigues).

Vous pouvez sélectionner rapidement tout ou partie du tableau, en utilisant les outils de sélection accessible depuis l'entête du tableau :
Cliquez sur le bouton de mailing en bas à gauche

Complétez le formulaire pour l'envoi

Dans Adresse de réponse, choisissez Mon email ou, si vous y êtes autorisé, Email de l’organisation. Cochez ensuite les Destinataires, choisissez les Données à joindre et rédigez Votre message. Pour les agréments arrivant à échéance, précisez la date limite.
Cliquez sur M’envoyer un test : un exemple de message est envoyé à l’adresse de votre compte, sans lancer l’envoi aux destinataires. Vérifiez son contenu et le tableau partagé éventuel, puis corrigez le formulaire si nécessaire. Le test porte sur un exemple de destinataire, pas sur tous les emails du mailing.

Voici un exemple :
Après vérification, cliquez sur « Ok, envoyer définitivement » pour lancer l’envoi aux destinataires. Le test seul ne déclenche pas cet envoi. Si l’envoi est traité automatiquement en plusieurs lots, gardez la page ouverte jusqu’à la fin du traitement.

Dans un même lot, une adresse email reçoit un seul message regroupant les données des terrains concernés.

Les envois volumineux sont traités par lots d’environ 350 terrains. Une adresse présente dans plusieurs lots peut recevoir plusieurs fois le message. Chaque tableau partagé est créé pour les terrains associés à cette adresse dans le lot concerné.

Si un terrain de stage n'a pas d'adresse email dans le ou les champs utilisés, il ne recevra pas d'email.

Une même personne peut aussi recevoir plusieurs messages lorsque différentes adresses sont renseignées pour ses terrains. Deux adresses d’un même établissement peuvent ainsi recevoir des liens distincts.

Le filtre par spécialité limite les terrains affichés dans l’Administration des stages. Il ne limite pas les tableaux envoyés à cette seule spécialité : par exemple, le tableau d’affectations inclut tous les internes des terrains sélectionnés pour le semestre concerné, quelle que soit leur spécialité.

Envoyer un email à un établissement

Vous avez la possibilité d'adresser un email à un établissement sans avoir à sélectionner chaque terrain de stage individuellement :

Ouvrez l'Administration des stages
Affichez la liste des stages sur la période concernée.
Dans l'onglet Liste des établissements, cliquez sur le bouton "Envoyer un mail" en face de l'établissement
Le formulaire reprend les terrains associés à cet établissement pour la période concernée, dans votre périmètre autorisé. Les champs cochés déterminent les adresses utilisées : établissement principal, gestionnaire RH, RTS ou service.
Suivez ensuite les étapes de préparation, de test et d’envoi définitif décrites ci-dessus.

La liste des terrains et le semestre sont déterminés lors de la création du partage. Rattacher ensuite un nouveau terrain à l’établissement ne l’ajoute pas au lien déjà envoyé. En revanche, les affectations sur les terrains déjà partagés continuent d’être actualisées.

Données à joindre au mail

Données partageables	Mode de partage	Durée partage	Données partagées
Données sur le terrain de stage (intégrées dans le mail)	Données intégrées directement dans le corps du mail sous la forme d'un tableau à 2 colonnes (nom du champ, valeur).	Durée de vie de l'email	Dans le mail : Subdivision de rattachement Catégorie Type d'établissement ou de groupe Précision sur le type Stage universitaire Numéro du service Numéro OPPI GHT Nom de l'établissement FINESS Numéro SIRET Entité juridique de l'étab. Détail de l'entité juridique Adresse de l'étab. Coordonnées de l’établissement principal et du gestionnaire RH : correspondant, téléphone et email Nom du service Liste des postes dans le service Localisation : adresse exacte du service Précision sur la localisation Tél du service Mail du service Prénom du RTS Nom de famille du RTS Spécialité d'exercice du RTS Numéro RPPS Tél du RTS Mail du RTS Capacité d'accueil Mode de rémunération (praticien ambulatoire) Jours d'ouverture Information complémentaire
Agréments du terrain de stage (tableau partagé)	Liste des agréments concernés inclus dans le corps du mail. URL renvoyant vers un tableau partagé : affiche tous les agréments des stages autorisés. Les modifications effectuées après envoi seront incluses dans le tableau.	6 mois	Dans le mail : Agrément P/C Phase Numéro Echéance Dans le tableau partagé : Identifiant unique du stage Catégorie stage Libellé de l'établissement Libellé du terrain (service) RTS Universitaire Typologie agrément Nom agrément Spécialité de l'agrément lié Phase agrément Type agrément Début agrément Fin agrément Statut agrément Durée agrément Maquette
Agréments arrivant à échéance (intégrés dans le mail et tableau partagé)	Liste des agréments concernés inclus dans le corps du mail. URL renvoyant vers un tableau partagé : affiche tous les agréments des stages pour lesquels au moins un agrément possède une date de fin inférieure ou égale à la date indiquée. Les modifications effectuées après envoi seront incluses dans le tableau.	6 mois	Dans le mail : Agrément P/C Phase Numéro Echéance Dans le tableau partagé : Identifiant unique du stage Catégorie stage Libellé de l'établissement Libellé du terrain (service) RTS Universitaire Typologie agrément Nom agrément Spécialité de l'agrément lié Phase agrément Type agrément Début agrément Fin agrément Statut agrément Durée agrément Maquette
Ouvertures de poste du terrain de stage (tableau partagé)	URL renvoyant vers un tableau partagé : affiche toutes les ouvertures de postes des stages autorisés ayant au moins un poste ouvert dans la répartition finale au moment de l’envoi. Les postes ajoutés après l’envoi ne seront pas inclus dans le tableau.	6 mois	Dans le tableau partagé : Subdivision stage Catégorie stage Type d'établissement ou de groupe Universitaire Identifiant unique du stage Libellé de l'établissement Libellé du terrain (service) RTS Catalogue répart. Type répart. Poste pour Restriction répart. Phase répart. Détail du poste Quantité répart. Poste obligatoire
Affectations des internes sur le terrain de stage	Le tableau partagé affiche les internes affectés pour le semestre et les terrains inclus dans le lien. Les changements d’affectation sont pris en compte, y compris l’arrivée ultérieure d’un interne d’une autre subdivision. Pour un stage couplé, plusieurs lignes peuvent correspondre au même interne et présenter les autres composantes de son stage.	6 mois	Dans le tableau partagé : Nom complet, Prénom, Nom d'usage Numéro ARS, Numéro CHU de l'interne Subdivision de l'interne Email, Email professionnel Année concours DES de l'interne Nb semestres accomplis jusqu'à la période Nb semestre même phase Nb semestres validés Période Semestre Phase Situation de choix Stage (autant de lignes que de stages dans le cas d'un groupe de stages) : établissement, service, RTS, détail du poste, numéro principal, autre information Maquette accomplie

Validité des liens et mise à jour des données

Les liens de tableaux partagés créés par un envoi définitif sont valables 6 mois. La date d’expiration figure dans le message.

Les tableaux partagés d’agréments et d’affectations affichent les mises à jour pour les terrains et le semestre inclus dans le lien. Un nouveau terrain rattaché à l’établissement après l’envoi nécessite un nouveau partage.

Un nouvel envoi contacte de nouveau les adresses sélectionnées, même si elles ont déjà reçu un message pour ce semestre. Il crée de nouveaux liens lorsque vous joignez un tableau.

Retrouver les liens et l’historique d’un établissement

Ouvrez l’Administration des stages, puis Liste des établissements.
Cliquez sur le nom de l’établissement pour ouvrir son aperçu. Vous pouvez aussi y accéder depuis l’aperçu d’un stage, en cliquant sur le nom de son établissement.
Ouvrez l’onglet Liens et envois. Il regroupe l’historique des deux dernières années concernant les terrains de l’établissement, y compris les communications effectuées par d’autres administrateurs (selon vos propres habilitations).
Utilisez les filtres de période et de type, ou la recherche, pour retrouver un tableau partagé, une campagne ou un email.
Pour un lien actif, utilisez Ouvrir pour consulter le tableau ou Copier le lien pour le retransmettre au destinataire. Copier le lien ne déclenche aucun email et ne prolonge pas sa validité.

Les différentes rubriques permettent de retrouver :

Tableaux partagés : date, semestre, contenu, terrains concernés, état du lien et échéance
Campagnes : accès liés aux demandes d’agrément ou d’ouverture de poste, avec les terrains concernés
Historique des emails : destinataires, dates et état des envois, pour les personnes autorisées à consulter ces informations

L’état Actif ou Expiré décrit la validité du lien partagé.

Pour préparer un nouvel envoi, utilisez Envoyer un mail depuis l’aperçu. Le bouton Modifier ouvre la fiche de modification de l’établissement.