Comment envoyer un email aux établissements ou aux RTS ?
Vous avez la possibilité d'adresser un email aux terrains de stage, en y intégrant si besoin des données issues de la plateforme (agréments, ouvertures de poste, affectations des internes) soit directement dans le mail, soit via un tableau de données partagé.
Chaque terrain de stage peut contenir 3 champs de coordonnées, qui sont autant de destinataires possibles des envois :
- Coordonnées RTS
- Coordonnées Service
- Coordonnées Etablissement
Cette fonctionnalité est pratique pour :
- Envoyer les ouvertures de poste prévues pour chaque établissement ou pour chaque terrain de stage
- Envoyer les affectations en stage des internes après les choix
- Informer des agréments qui arrivent à expiration
- Demander aux RTS / établissements de vérifier les données associées à leurs terrains de stage
Envoyer un email aux terrains de stage
Pour adresser un message aux terrains de stage, vous devez sélectionner les terrains de stage à inclure dans le mailing, choisir le type de coordonnées à utiliser (RTS, service et/ou établissement) puis configurer votre message.
- Ouvrez l'Administration des stages
Affichez la liste des stages sur la période concernée.
Pour pouvez utiliser les filtres personnalisés ou utiliser un des filtres rapides comme "Tous les stages en XXX"
Dans l'onglet Liste des stages, sélectionnez les stages à inclure dans le mailing en cochant la case à cocher en rapport avec chaque ligne (utilisez la touche majuscule pour sélectionner les lignes contigues).
Vous pouvez sélectionner rapidement tout ou partie du tableau, en utilisant les outils de sélection accessible depuis l'entête du tableau :
Cliquez sur le bouton de mailing en bas à gauche
Complétez le formulaire pour l'envoi
Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs champs à utiliser depuis les données des TS pour les destinataires. Choisissez si vous souhaitez joindre des données au mail. Indiquez un message qui remplacera le corps du mail.
Vérifiez votre message en vous envoyant un test (un email est immédiatement adressé sur l'adresse email de votre compte). Ne quittez pas la page et apportez immédiatement les corrections nécessaires.
Voici un exemple :
- Quand vous avez vérifié votre message, cliquez sur "OK, envoyez définitivement"
Notez que les messages sont automatiquement regroupés par email identique. Si plusieurs terrains de stage ont la même adresse email, le destinataire recevra 1 seul email regroupant l'ensemble des données.
Si un terrain de stage n'a pas d'adresse email dans le ou les champs utilisés, il ne recevra pas d'email.
Envoyer un email à un établissement
Vous avez la possibilité d'adresser un email à un établissement sans avoir à sélectionner chaque terrain de stage individuellement :
- Ouvrez l'Administration des stages
- Affichez la liste des stages sur la période concernée.
Dans l'onglet Liste des établissements, cliquez sur le bouton "Envoyer un mail" en face de l'établissement
- La fenêtre pour configurer le mail s'ouvre. Elle est automatiquement configurée pour envoyer un email à chaque terrain de stage associé à l'établissement.
- Continuez les mêmes étapes qui ci-dessus
Lors de l’envoi d’un mail via la liste des établissements, la liste des stages autorisés est générée au moment de l’envoi. Toute modification ultérieure, comme l’ajout ou la suppression d’un terrain de stage dans un établissement, n’affectera pas les informations des mails déjà envoyés.
Données à joindre au mail
| Données partageables | Mode de partage | Durée partage | Données partagées |
|---|---|---|---|
| Données sur le terrain de stage (intégrées dans le mail) | Données intégrées directement dans le corps du mail sous la forme d'un tableau à 2 colonnes (nom du champ, valeur). | Durée de vie de l'email | Dans le mail :
|
| Agréments du terrain de stage (tableau partagé) | Liste des agréments concernés inclus dans le corps du mail. URL renvoyant vers un tableau partagé : affiche tous les agréments des stages autorisés. Les modifications effectuées après envoi seront incluses dans le tableau. |
6 mois | Dans le mail :
Dans le tableau partagé :
|
| Agréments arrivant à échéance (intégrés dans le mail et tableau partagé) | Liste des agréments concernés inclus dans le corps du mail. URL renvoyant vers un tableau partagé : affiche tous les agréments des stages pour lesquels au moins un agrément possède une date de fin inférieure ou égale à la date indiquée. Les modifications effectuées après envoi seront incluses dans le tableau. |
6 mois | Dans le mail :
Dans le tableau partagé :
|
| Ouvertures de poste du terrain de stage (tableau partagé) | URL renvoyant vers un tableau partagé : affiche toutes les ouvertures de postes des stages autorisés ayant au moins un poste ouvert dans la répartition finale au moment de l’envoi. Les postes ajoutés après l’envoi ne seront pas inclus dans le tableau. | 6 mois | Dans le tableau partagé :
|
| Affectations des internes sur le terrain de stage | URL renvoyant vers un tableau partagé : affiche la liste des internes affectés pour les terrains de stage autorisés. Ce tableau prend en compte les éventuelles modifications futures des affectations pour ces stages. Il présente l’ensemble des affectations en stage des internes, y compris pour les stages couplés, dès lors qu’au moins un des terrains concernés est autorisé. | 6 mois | Dans le tableau partagé :
|