Comment envoyer un email aux établissements ou aux RTS ?
Vous avez la possibilité d'adresser un email aux terrains de stage, en y associant si besoin des données issues de la plateforme (agréments, ouvertures de poste, affectations des internes).
Chaque terrain de stage peut contenir 3 champs de coordonnées, qui sont autant de destinataires possibles des envois :
- Coordonnées RTS
- Coordonnées Service
- Coordonnées Etablissement
Cette fonctionnalité est pratique pour :
- Envoyer les ouvertures de poste prévues pour chaque établissement ou pour chaque service
- Envoyer les affectations des internes après les choix à chaque établissement
- Informer des agréments qui arrivent à expiration
- Demander aux services / établissements de vérifier les données associées à leurs terrains de stage
Pour adresser un message aux terrains de stage, vous devez sélectionner les terrains de stage à inclure dans le mailing, choisir le type de coordonnées à utiliser (RTS, service et/ou établissement) puis personnaliser votre message.
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Accédez à l'administration des stages et affichez la liste des stages
Pour pouvez utiliser les filtres personnalisés ou utiliser un des filtres rapides comme "Tous les stages en XXX" - 2
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Dans l'onglet Liste des stages, sélectionnez les stages à inclure dans le mailing en cochant la case de la première colonne, ou en utilisant l'accès rapide "Sélectionner tous"
Vérifiez que les stages sont sélectionnés : - 3
- Cliquez sur le bouton de mailing en bas à gauche
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Dans la fenêtre qui s'ouvre, vous pouvez personnaliser votre envoi.
Choisissez les coordonnées à utiliser pour le mailing. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs champs de coordonnées.
Choisissez si vous souhaitez joindre des données au mail. En fonction des données à joindre, les informations sont intégrées soit dans le mail (sous forme de liste), soit sous la forme d'un lien valable 6 mois permettant l'accès à un tableau partagé (et exportable sous Excel).
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- Quand vous avez terminé de configurer votre email, cliquez sur "M'envoyer un test". Un email vous parviendra immédiatement : il correspond au premier mail du mailing. Vérifiez cet email avant de valider l'envoi définitif.
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- Quand vous avez vérifié votre message, cliquez sur "OK, envoyez définitivement"
- Voici un exemple de ce que reçoit le terrain de stage :
Notez que les messages sont automatiquement regroupés par email identique. Si plusieurs terrains de stage ont la même adresse email, le destinataire recevra 1 seul email regroupant l'ensemble des terrains stage liés au même email.