Comment enregistrer des groupes de stage (stages ambulatoires, couplés..) ?

Un groupe de stage (stages mixtes, stages couplés) regroupe plusieurs stages quand ils sont systématiquement réalisés ensemble. C'est pratique pour les stages de Praticien niveau 1 ou SASPAS.

Il faut le distinguer du "multichoix" sur la plateforme. Le multichoix permet d'indiquer qu'un stage peut être réalisé avec un ou plusieurs autres stages mais que la combinaison de ces stages n'est pas connue à l'avance (car déterminée au moment du choix des stages).

Prérequis

  • Chaque terrain de stage (praticien) doit préalablement avoir été créé et contenir un numéro unique d'identification (numéro IMOTEP)
  • Configurez les options spécifiques aux stages couplés 
    • "Ne pas proposer ce stage seul s'il est couplé" : permettra que le stage ne soit pas proposé seul au choix (voeux) ⚠️

Particularités à prendre en compte pour les stages PRATICIEN NIV 1 / SASPAS 

  • Il faut créer 1 seul terrain de stage par praticien (même s'il est dans plusieurs groupes) en renseignant au minimum les 4 champs    
    • Numéro RPPS
    • Nom d'établissement
    • Nom du service
    • Nom du RTS
  • Ajoutez les critères de stage qui vous permettront de les repérer : Praticien niveau 1, SASPAS
  • Créez 1 intitulé de poste pour chaque type de stage : Praticien, SASPAS, etc.
    • Activez l'option "Bloquer la création des intitulés de poste" si vous créez vous même des intitulés de poste

Respectez le format d'écriture indiquer dans l'article Comment bien nommer les stages ?

Différence entre un groupe de stages et 1 terrain de stage désignant plusieurs stages

Créer un groupe de stages
(1 groupe reliant plusieurs stages) 		Ne pas créer de groupes
(1 intitulé désignant plusieurs stages)
Liste des stages Le groupe de stages est lui même un terrain de stage (nouvelle entité) qui regroupe plusieurs terrains de stage.
Pour un couple de 2 praticiens, il y a donc :
- 1 terrain désignant le couple : avec son agrément / ses ouvertures de poste
- 2 terrains désignants chaque praticien : avec chaque son agrément 

Par défaut, un groupe de stage est recopié à l'identique de période en période. Dans le cas des couples ambulatoires (praticien, saspas), il est possible de délier les couples de la période précédente pour modifier la composition des groupes. A l'inverse les couples hospitaliers sont reproduits à l'identique (pour modifier la composition sur une nouvelle période, il faudra fermer le groupe précédent et créer un nouveau groupe).
La modification d'un groupe n'impacte pas la liste des intitulés de poste. 		Il existe 1 terrain de stage pour tout le groupe de terrains de stage.

Si le groupe change le semestre suivant, il faudra créer un nouveau terrain de stage (et un nouvel intitulé de poste le cas échéant).
Ouverture des postes Indiquez la répartition des postes sur le groupe de stage.

Si un terrain de stage, inclus dans un groupe, peut également être réalisé seul, il faudra :
- Désactiver l'option "Ne pas proposer ce stage seul s'il est couplé" (cochée par défaut)
- Ajouter une ouverture de poste sur le terrain correspondant 
Indiquez la répartition des postes sur le terrain de stage.
Evaluations L'interne doit poster autant d'évaluations que de stages dans le groupe. Il doit également évaluer rapidement la cohérence / pertinence du groupe.
L'ouverture automatique de l'accès aux évaluations ne se fait que lorsque l'interne a complété toutes ses évaluations.
Même si un stage change de groupe dans le futur, les évaluations le concernant pourront le suivre (puisqu'elles sont séparées). 		1 seule évaluation doit être postée pour tous les stages du groupe 
Si le groupe est amené à changer, les évaluations des périodes antérieures seront perdues car les évaluations concernent le groupe entier.
Carte des stages Les stages sont à la fois affichés regroupés et de manière indépendante. Cela permet 2 modes de consultation : voir les évaluations du groupe de stages et voir les évaluations de chaque praticien.
Si un praticien est présent dans plusieurs groupes, il est possible de consulter toutes les évaluations qui lui sont rattachées. L'antériorité est conservée sur chaque praticien puisque les groupes peuvent changer de semestre en semestre.
La carte des stages affiche autant de points que de terrains ; les praticiens sont bien représentés sur la carte des stages. 		1 terrain stage s'affiche pour tous les stages du groupe.
La carte des stages affiche 1 seul point.
Préchoix L'interne choisi le groupe de stages (comme s'il s'agissait d'une entité entière) ; la plateforme indique quels stages sont dans le groupe ; la lisibilité de l'information est parfaite.
L'interne sélectionne un terrain de stage comme tous les autres terrains de stage.
Affectations Si un interne s'affecte sur un terrain contenu dans un groupe, la plateforme demande des précisions quant à l'affectation (le stage a-t-il était fait seul ? le stage a-t-il était fait dans le cadre d'un groupe de stages ?).
L'interne est affecté à chaque terrain du groupe. Il est ainsi possible d'exporter des listes des affectations par praticien ou de calculer le nombre de praticiens par affectation. 		L'affectation de l'interne indique 1 terrain de stage

Importation des stages couplés via fichier Excel

Vous pouvez communiquer à OPPI votre fichier Excel contenant la liste de vos stages couplés. Respectez l'architecture de fichier indiquée ci-dessous et nous nous chargeons d'intégrer votre fichier.

Pour intégrer vos stages couplés, il faudra : 

  • 1 fichier Excel contenant la liste des stages
  • 1 fichier Excel contenant la liste des couples 

Fichier d'importation de la liste des stages (PRATICIEN / SASPAS)

Pour importer vos listes de stages (praticien ou saspas), le fichier Excel final doit contenir les colonnes suivantes :

  • Numéro du stage
  • Localisation
  • Spécialité du stage : en général "médecine générale"
  • Etablissement 
  • Service 
  • RTS
  • Intitulé de poste : créez autant de lignes supplémentaires que d'intitulés de poste à créer par terrain de stage ; par exemple : Praticien, SASPAS, etc.
  • Critères de stage : liste séparée par barre verticale (|) ; par exemple : "Praticien niveau 1"
  • Ajoutez au besoin les colonnes suivantes

Respectez le format d'écriture indiquer dans l'article Comment bien nommer les stages ?

Fichier d'importation de la liste des couples 

Le fichier Excel final doit contenir les colonnes suivantes :

  • Numéro du couple : numéro unique de chaque couple 
  • Type de couple : Couple Praticien ou Couple SASPAS ou Couple Hospitalier ou Stage Mixte 
  • Intitulé, correspond au nom du couple
  • Informations complémentaires : peut contenir le nom des villes, le mode d'exercice, etc.
  • Numéro du stage ou RPPS : numéro du stage ou RPPS du praticien à intégrer dans le couple 

Respectez le format d'écriture indiquer dans l'article Comment bien nommer les stages ?

Intégration manuelle des stages couplés

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Intégrez dans un premier temps votre liste de terrains de stage (chaque praticien) 
Consultez pour cela nos autres guides :

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Puis créez les couples dans l'administration des stages 

  • Ouvrez l'administration des stages 
  • Affichez la liste des stages (à l'aide des filtres) de la période sur laquelle vous travaillez (période où allez créer des couples)
  • Accédez à l'onglet "Stages couplés" : cliquez sur le bouton "Ajouter un couple" puis complétez le formulaire

Attention, concernant la période de création : elle doit correspondre à la période sur laquelle vous êtes entrain de travailler. Utilisez le filtre si besoin. Dans la zone "Liste des stages", vous trouverez l'ensemble des stages de la période. 

Pour rechercher plus rapidement les stages concernés par le couplage, saisissez le nom du praticien. Si vous avez bien enregistré préalablement vos stages seuls dans l'offre de stage, vous n'aurez aucune difficulté à les retrouver. 

Simulation et option "Ne pas proposer ce stage seul s'il est couplé" 

Vous pouvez indiquer à la plateforme si le stage intégré dans un ou plusieurs couples peut être réalisé seul (et donc sélectionné seul au cours d'une simulation de voeux ou de préchoix).

Si vous ne souhaitez pas que le stage soit réalisé seul, il faudra cocher la case "Ne pas proposer ce stage seul au préchoix s'il est couplé". 

Au décours d'une simulation de voeux ou de préchoix, lorsque l'option n'est pas cochée, le stage est proposé à la fois sous la forme d'un stage couplé (dans lequel il se trouve) et à la fois seul.

Pour personnaliser cette option, accédez à l'administration des stages, modifiez le terrain de stage correspondant puis accédez à l'onglet "Données générales"

Sous la section "Options", vous accédez aux paramètres avancés :

Répartition dédiée au couple ou au stage réalisé seul

Dans la situation où un terrain de stage peut être réalisé seul ou dans le cadre d'un couple et que la répartition impose un nombre de poste préfixé pour le stage seul et pour le couple, vous pouvez indiquer une restriction de répartition.

Dans l'onglet Répartition des postes, sélectionnez dans le menu déroulant "Sans restriction" l'option adéquate :

  • Si couplé : pour utiliser cette répartition uniquement si l'interne fait ce stage dans le cade d'un groupe 
  • Si non couplé : pour utiliser cette répartition uniquement si l'interne fait ce stage seul