Comment ouvrir les stages sur une nouvelle période / délier un stage ?
Les stages sont organisés par période. Ils doivent être recopiés (rouverts / renouvelés) chaque période pour être utilisés et actifs dans les différents outils. Les stages sont liés de période en période ; le renouvellement des stages permet de maintenir ce lien. Cet article explique comment rouvrir les stages sur une nouvelle période :
- Soit en lot : permet de rouvrir tous les stages à l'identique de la période précédente
- Soit pour 1 stage unique : permet de rouvrir qu'un seul stage sur une nouvelle période passée ou future
- Soit de délier un stage (un couple) : permet de rendre indépendant un stage rouvert ; la composition d'un couple de stage rouvert ne peut pas être modifié : délier le couple de stage permettra de modifier sa composition
Pour en savoir plus sur l'architecture des données concernant les stages, consultez : Comment sont organisés les stages (terrains de stage, intitulés de poste, période) ?
Renouveler en lot la liste de tous les stages pour la prochaine période
Sur la page "Administration de stages", sélectionnez dans vos listes d'affichage "stages non reouverts en xxx période" (en choisissant la période à venir)
La liste des stages non réouverts s'affiche. Dans l'entête des colonnes, repérez le bouton en haut à gauche et choisissez l'action de sélection multiple à réaliser "sélectionner les terrains non ouverts".
Cliquez sur le bouton vert "réouvrir les stages sélectionnés" en bas à gauche de la page
Dans la popin qui s'affiche, choisissez les options pour réouvrir les stages. Notez que par défaut les ouvertures de poste ne sont pas recopiées.
Modifier le comportement à la réouverture du stage
Vous avez la possibilité de modifier le comportement par défaut à l'occasion du renouvellement de chaque stage.
Pour cela, accédez à la modification du terrain de stage et repérez dans l'onglet "Données générales" la ligne "Action pour le renouvellement". Choisissez le comportement souhaité pour le renouvellement :
- Renouveler et lier à cette période : c'est l'action par défaut ; en règle, les terrains de stage sont copiés et liés de période en période (permet de consulter l'historique du terrain de stage et des évaluations)
- Renouveler sans lien avec cette période :
- Cette action permet de rendre indépendant un stage rouvert (délier) ; le stage est ainsi copié mais sans lien à la période précédente et donc comme s'il s'agissait d'un nouveau TS
- Un groupe de stage renouvelé et lié à la période précédente ne peut pas être modifié dans sa composition (cela implique que la composition du groupe reste stable dans le temps) : délier le couple de stage permettra de modifier sa composition à sa réouverture au semestre suivant
- Ce paramètre doit être utilisé pour les groupes de stage (couplés ou mixtes) si la composition du groupe peut être amenée à régulièrement changer (par exemple pour un couple de praticiens)
- Ne pas renouveler : ce paramètre ne doit être utilisé que si vous ouvrez un terrain de stage uniquement pour la période en cours, et si ce terrain de stage ne doit pas être rouvert au semestre suivant
Configuration automatique du paramètre "action pour le renouvellement"
Lorsque vous créez un nouveau terrain de stage (TS) ou que vous modifiez le type d'établissement d'un terrain de stage, le paramètre "Action pour le renouvellement" se renseigne automatiquement en fonction de la configuration par défaut de la plateforme.
En règle, les terrains de stage sont copiés et liés de période en période. Un groupe de stage copié et lié à la période précédente ne peut pas être modifié dans sa composition (la composition du groupe doit rester stable dans le temps). Ainsi, par défaut, les terrains de stage couplés ou mixtes sont renouvelés sans lien avec la période précédente, en étant dupliqués et déliés (considérés comme des nouveaux terrains de stage). Cela permet de modifier la composition des groupes.
Pour modifier le comportement par défaut, accédez à la configuration de la plateforme, onglet "Options avancées" et repérez la ligne "Action par défaut pour le renouvellement des stages"
Vous pouvez choisir 3 comportements par défaut :
- Lier à la période précédente sauf pour les stages couplés :
- L'action par défaut pour les TS couplés ou mixtes sera : Renouveler sans lien avec cette période (donc les stages groupés apparaitront systématiquement comme de nouveaux stages indépendants)
- L'action par défaut pour les autres types de TS sera : Renouveler et lier à cette période
- Lier à la période précédente sauf pour les couples ambulatoires :
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- L'action par défaut pour les couples ambulatoires (c'est-à-dire les couples SASPAS et les couples praticien) sera : Renouveler sans lien avec cette période
- L'action par défaut pour les autres types de TS sera : Renouveler et lier à cette période
- Notez que dans cette configuration les couples autres que ambulatoire (ex : couples hospitaliers, stages mixtes) seront reproduits à l'identique (et ne pourront pas être modifiés dans leur composition ; il faudra les supprimer et en créer de nouveau si nécessaire)
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- Lier à la période précédente pour tous :
- L'action par défaut pour tous les TS (couplés ou non) sera : Renouveler et lier à cette période
Notez que lorsque vous modifiez la configuration automatique, le paramètre "Action pour le renouvellement" associé à vos terrains de stage sur les période en cours et futures est automatiquement modifiée. Elle écrase donc les paramètres précédents.
Comportement à la réouverture des groupes de stage
La plateforme tient compte du paramétrage individuel de chaque terrain de stage (action pour le renouvellement) pour connaitre le comportement à opérer lors de la copie du terrain.
Si vous ne souhaitez pas rouvrir les couples pour partir d'une liste vierge de vos TS couplés, ne sélectionnez pas les terrains de stage couplés à l'étape 2.
Notez que lorsque vous dupliquez un groupe, les stages au sein du groupe s'ouvrent automatiquement. Par exemple, si vous rouvrez un couple de praticien, le couple et l'ensemble des praticiens du couple seront dupliqués. En règle, les praticiens conservent le lien de période en période (ils ne sont pas déliés).
Dans des cas exceptionnels, vous pouvez souhaiter réaliser une importation de votre nouvelle liste des stages. Pour cela, contactez OPPI pour connaitre le modèle de fichier à transmettre. Notez que les stages doivent impérativement être identifiés par un numéro unique pour utiliser une importation.
Ouvrir un stage sur une autre période manuellement
Vous pouvez souhaiter rendre actif et utilisable un stage sur une autre période (passée ou future). Vous n'aurez besoin d'accéder à cette fonctionnalité que rarement car en théorie vos stages sont ouverts en lot de période en période. Vous pourriez néanmoins avoir besoin de rouvrir ponctuellement un stage (1) dans le passé (par exemple pour affecter un interne dessus) (2) dans le futur pour un stage qui a été fermé (créé sur la plateforme) puis réouvert.
Pour ouvrir le stage sur une autre période, cliquez sur "Ouvrir sur cette période" de la période souhaitée.
Délier un stage
Si les stages sont reliés de période en période, cela permet de conserver un historique sur le stage (revenir sur les ouvertures de poste des périodes antérieures, consulter les internes affectés sur le stage dans le passé, etc.). Délier un stage revient à fermer le stage et l'ouvrir sur la même période comme s'il s'agissait d'un nouveau stage (sans lien avec les autres périodes).
Si le stage à délier contient des évaluations sur la période, les évaluations deviendront autonomes des périodes antérieures. Les intitulés de poste contenant des évaluation seront automatiquement dupliqués, de même que les agréments et les ouvertures de poste enregistrées sur la période.
Groupes de stage : modifier la composition du groupe si le stage est lié à la période précédente
Dans le cas d'un groupe de stage (stage couplé / mixte), s'il est lié à une période précédente, il n'est pas possible de modifier la composition du couple : la modification est bloquée
Si la composition du groupe doit être changée, il faut créer un nouveau couple (distinct du couple du semestre précédent). Pour faciliter cela, il est possible de délier le couple de la période précédente. Notez que le comportement par défaut de la plateforme est de délier automatiquement lors du renouvellement en lot les groupes de stage ambulatoires (c'est-à-dire les couples SASPAS et les couples praticien).
Pour délier un stage :
Pour délier le stage sur la période en question, cliquez sur "Délier ce stage".
