Comment et que dois-je faire après l’ouverture d’une nouvelle période ?
Chaque 1er décembre et 1er juin, la plateforme ouvre une nouvelle période pour prendre en charge le semestre à venir. C'est le moment de préparer le prochain choix des stages, en voici les étapes.
Cet article peut être considéré comme une to-do list, vous y trouverez la marche à suivre pour préparer le prochain choix des stages dans l’ordre chronologique avec des liens vers les articles de la documentation lorsque c’est nécessaire.
Modules à utiliser
| Module | Activation / Désactivation |
| Situations de choix | De façon automatique, la plateforme sollicite par e-mail les internes à déclarer leur situation de choix / situation particulière pour le prochain semestre dès le 1e décembre ou le 1e juin. Pour inactiver ce comportement, dans la configuration de la plateforme, sous Parcours, repérez « Autoriser l'interne à indiquer sa situation de choix » et indiquez NON pour ce paramètre. Vous pouvez également choisir de laisser l’interne déclarer sa situation de choix à la connexion mais d’inactiver l’e-mail de rappel via l’option « Rappeler par email d'indiquer sa situation particulière ». Notez les 3 options de configuration suivantes :
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| Vœux de maquette | Les internes peuvent être sollicités après la déclaration de leur situation de choix à indiquer leur souhait de maquette. Ce module est inactif par défaut. Pour activer ce module, dans la configuration de la plateforme, sous Parcours, repérez « Demander les souhaits de maquette » et indiquez OUI pour ce paramètre. Vous pouvez également activer ou inactiver spécifiquement le module pour les P3 (docteurs juniors, phase de consolidation) via le paramètre « Demander les souhaits de maquette en phase de consolidation (P3) » Notez que si vous avez décidé d’inactiver la déclaration des situations de choix et la déclaration des vœux de maquette, aucun e-mail ne sera envoyé aux internes (« Rappeler par e-mail d’indiquer sa situation particulière »). Notez les 2 options de configuration suivantes :
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| Évaluations de stage |
Contactez OPPI pour activer / inactiver le module des évaluations de stage |
| Voeux libre |
Il s'agit d'une simulation, un peu comme un pré choix mais sans répartition, nous vous invitons à les faire au plus tôt, cela peut vous aider pour compléter votre tableau de pré répartition. Il est assez utile de borner les stages avec la capacité de chaque stage. |
Notez que les modules de récolte des vœux de stage ou de préchoix s’activent via la création d’une simulation (voir Comment créer et configurer une simulation (voeux, préchoix, amphi de choix définitifs) ?).
Inscription et affectation des internes
Le samedi suivant le 1er décembre et le 1er juin, la plateforme envoie automatiquement un email aux internes afin qu’ils enregistrent leur projet d’affectation pour le prochain semestre (disponibilité, hors-filière, etc.). À partir du 21 décembre ou du 21 juin, les internes qui n'ont pas confirmé leur projet d'affectation pour le prochain semestre sont notifiés de manière hebdomadaire.
La récolte des projets d'affectation vous permettra de préparer vos commissions d'agrément, d'évaluation des besoins et de répartition, en vue du prochain choix des stages.
Cas des surnombres non validants
Prenez soin d'enregistrer l'affectation des internes qui ont fait un stage en surnombre non validant pour cause de grossesse ou maladie. Dans ces cas, il faut modifier l'affectation de la période concernée :
⚠️ Inscription de la nouvelle promotion d'internes (stages d'hiver) ⚠️
Les nouveaux internes doivent s’inscrire en septembre après leur choix Céline définitif. Nous vous recommandons de ne pas valider le compte des internes tant qu’ils ne sont pas définitivement affectés à l’amphi virtuel et donc tant qu’ils ne disposent pas du document d’affectation officiel du CNG. A la validation d’un compte de 1er semestre, la plateforme vous invitera à lui ouvrir un accès aux évaluations pour la période en cours uniquement.
✉️ À propos du support utilisateur
OPPI assure l' aide aux utilisateurs par email depuis https://support.evaluations.app/contact. Elle n’intervient néanmoins pas sur le compte des internes ou sur leurs évaluations : les emails qui parviennent à OPPI sur ces sujets vous seront réadressés. OPPI répond aux questions sur l’utilisation de la plateforme et a créée un centre d'aide et de support accessible depuis https://support.evaluations.app contenant une base de documentation sous la forme "comment faire pour...". Notez que cette base de documentation est différente de la base de documentation dédiée aux administrateurs (que vous consultez actuellement). N’hésitez pas à rediriger vos utilisateurs vers les articles de la documentation.
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Publications sur les stages : récolter les informations
Invitez régulièrement les responsables de l'accueil des internes à publier leur fiche de poste ou des informations utiles sur leur stage en leur donnant l'URL de votre plateforme. Les chefs de service peuvent s’inscrire en tant que non-interne : ils n’auront aucun accès aux évaluations mais pourront publier des informations sur leur stage. Cette possibilité offre un canal de communication privilégié pour améliorer l'information dédiée aux internes.
NB. Les publications sont toujours soumises à votre validation avant leur publication définitive.
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Évaluations de stage : lancement
Vous pouvez inviter les internes à enregistrer leur évaluation de stage à partir du 1er janvier (stages d'hiver) ou du 1er juillet (stages d'été). Nous vous recommandons d’inviter les internes à remplir leur évaluation au minimum 6 semaines avant la date des choix de stage. Notez que la plateforme prévient automatiquement les internes qu'ils doivent remplir une évaluation de stage, chaque samedi, à partir de mi-février (stages d'hiver) ou de mi-aout (stages d'été).
En fonction de la configuration de votre organisation, vous devrez peut-être valider individuellement chaque évaluations avant leur publication définitive.
Préparation de la liste de l'offre de stages
Intégrez la liste de l'offre de stages du prochain semestre le plus tôt possible. Vous pouvez travailler sur la plateforme votre liste des stages avant sa mise en ligne définitive puis choisir de basculer vers la nouvelle période. Utilisez toujours, chaque semestre, des intitulés de service rigoureusement identiques à ceux de l'ARS afin d'éviter toute confusion pour vos internes.
L'intégration de l'offre de stages pour le prochain semestre est indispensable pour bénéficier des fonctionnalités de préchoix et de mise à jour en temps réel des postes restant au choix pendant la procédure de choix
Après avoir intégré la liste des stages, vous pourrez activer la période des préchoix. Pour rappel, les internes déterminent leurs favoris par ordre de préférence et la plateforme s’occupe du reste !
⚠️ La plateforme classe automatiquement les internes dans leur promotion selon la réglementation en vigueur. Il est important que la situation de choix de chaque interne sur chaque période soit correctement configurée, et notamment la ou les périodes où l'interne a réalisé un stage en surnombre non validant pour grossesse ou maladie. L'article "Configurer les préchoix" indique la procédure.
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Choix des stages
Chaque semestre, pensez à indiquer la date des choix de stage sur la plateforme. Lorsque la plateforme connait la date des choix des stages, elle adapte son affichage en fonction du moment. Elle envoie également un email à chaque interne pour demander leur affectation en stage à l'issu des choix des stages.